АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА САРАТОВА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 04.04.97 N 221
Об утверждении Положения об организации контроля
за исполнением документов в администрации города
Во исполнение постановления губернатора области N 203 от
04.11.96 "Об утверждении Положения об организации контроля за
исполнением документов в аппарате Губернатора и Правительстве
области", в целях наведения должного порядка в работе с
документами по их исполнению ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить Положение об организации контроля за исполнением
документов в администрации города (прилагается).
2. Вице-мэру, заместителям мэра, руководителям структурных
подразделений администрации, других органов муниципального
управления города, главам администраций районов города обеспечить
выполнение указанного Положения и определить лиц, ответственных за
организацию и состояние контроля.
3. Главам администраций районов города для обеспечения единой
системы контроля, проверки и исполнения до 15.04.97 разработать
аналогичные положения об организации контроля за исполнением
документов.
4. Отделу информационных технологий администрации города до 1
мая 1997 года разработать программу по автоматизации системы
контроля за исполнением документов в аппарате администрации
города.
5. Признать утратившим силу постановление администрации
города от 29.11.94 N 668 "Об утверждении Положения об организации
контроля за исполнением документов вышестоящих органов,
постановлений и распоряжений главы администрации города".
6. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить
на заместителя мэра руководителя аппарата администрации города
Афонина А.В.
Мэр города Саратова Ю.Н. Аксёненко
Приложение
к постановлению
администрации г.Саратова
от 04.04.97г.N 221
П О Л О Ж Е Н И Е
об организации контроля за исполнением документов
в аппарате администрации города
1. Общие положения
1.1. Контроль за исполнением документов устанавливается для
обеспечения своевременного, качественного решения содержащихся в
них вопросов,и выявлению причин,препятствующих их выполнению.
Действия по контролю включают в себя постановку на контроль,
непосредственную проверку хода исполнения,промежуточный контроль,
учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов,
оказание необходимой помощи для реализации намеченного, и снятие с
контроля.
1.2. Контролю подлежат:
-входящие (Указы, распоряжения,поручения Президента
Российской Федерации, постановления, распоряжения, поручения
Правительства Российской Федерации, постановления Совета Федерации
и Государственной думы Федерального Собрания Российской Федерации,
постановления Центральной избирательной комиссии Российской
Федерации, постановления,распоряжения,поручения
Губернатора,Председателя Правительства области,решения заседаний
Президиума Правительства и заседаний Правительства,правовые акты
областной Думы (далее - документы):
-внутренние -правовые акты городской Думы ,постановления,
распоряжения,поручения мэра города, решения коллегии и постоянно
действующего совещания при мэре города (далее - документы);
-исходящие документы, где указаны сроки исполнения и
конкретные задания, а также документы, по выполнению которых
необходима подготовка ответов или ожидается их получение. По
указанию мэра города на контроль могут быть поставлены и другие
документы, где имеются конкретные поручения в адрес администрации
города или администраций районов.
Резолюции на документах должны содержать конкретные
поручения, сроки их исполнения, фамилии лиц, ответственных за
исполнение и контроль, иметь дату и подпись.
В тех случаях, когда в резолюции указано несколько
исполнителей, ответственным за выполнение документа является лицо,
указанное первым.
Контроль за исполнением документа подразделяется на контроль
за исполнением отдельных пунктов документа и самого документа в
целом.
1.3. Контроль за исполнением документов осуществляют мэр
города, вице-мэр, заместители мэра (начальники
департаментов,руководитель аппарата администрации),начальник
управления контрольнокадровой работы , согласно распределения
обязанностей.
1.4. Непосредственный контроль за исполнением документов в
администрации города осуществляет управление контрольно-кадровой
работы (отдел контроля).
Отдел контроля на документы, взятые на контроль, заводит
контрольные дела, в которые помещает документ, взятый на контроль
(на внутренние - контрольный лист,приложение N 5) , отчетные
документы исполнителей , справки о результатах проверок и иную
переписку о ходе выполнения документов.
1.5. Взятые на контроль документы исполняются в сроки,
указанные в этих документах. При отсутствии сроков они должны
исполняться в месячный срок, или в соответствии с резолюцией мэра
города.
Срочные документы исполняются в течение трех дней.
Сроки исполнения документов исчисляются со дня их подписания
Предупреждение о наступлении сроков исполнения документов
(поручений) осуществляется письмами отдела контроля
предупредительного характера (приложение N 7), которые
направляются исполнителям не реже одного раза в месяц.
Отдел контроля проводит упреждающий контроль за исполнением
документов, срок которых истекает в ближайшие три дня.
1.6. В случае невозможности исполнения отдельных пунктов,
либо документа в целом, в установленные сроки, исполнитель не
позднее, чем за 5 дней до истечения срока _, . должен получить
согласие на перенос срока или иное решение у мэра города или у
вышестоящих органов. В случае установления нового срока контроля,
отдел контроля вносит изменение срока в контрольную карточку и
продолжает контроль за исполнением документа.
1.7. Руководители структурных подразделений администрации
города, главы администраций районов города несут личную
ответственность за выполнение контрольных документов. При
невозможности их выполнения вносят предложения мэру города по
изменению сроков исполнения, приостановлению или отмене данного
документа.
1.8. Управления контрольно-кадровой работы и правового
обеспечения аппарата администрации города осуществляют в пределах
своей компетенции автоматизированную регистрацию и контроль за
исполнением документов при помощи ЭВМ, подключенной к локальной
сети администрации города. Дублирование информации по
перечисленным документам ведется по контрольным карточкам.
1.9. Методическое руководство работой по организации контроля
за исполнением документов, проверки его состояния в структурных
подразделениях администрации города, комитетах,управлениях, других
органах муниципального управления города, в администрациях районов
города осуществляет начальник управления контрольно-кадровой
работы аппарата администрации.
1.10.Координацию деятельности структурных подразделений
города по реализации контрольных функций осуществляет управление
контрольно-кадровой работы,которое по результатам анализа
контрольной деятельности исполнителей один раз в квартал
представляет на имя мэра города аналитическую информацию, а в
случае неудовлетворительной работы предлагает меры по устранению
недостатков, в том числе вносит предложения о служебном
несоответствии отдельных сотрудников.
1.11.Управление контрольно-кадровой работы готовит для мэра
города предложения по совершенствованию организации контроля
исполнения документов, а также по рассмотрению на коллегии или
постоянно действующем совещании при мэре города о ходе выполнения
документов, находящихся на контроле.
1.12.Результаты выполнения решений коллегии выносятся на ее
рассмотрение , как правило,ежегодно , а постоянно действующих
совещаний - один раз в полугодие. По указанию мэра города
рассмотрение данных вопросов возможно в любое время.
П. Организация контроля за исполнением указов
и распоряжений Президента Российской Федерации,
постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации,
Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания
Российской Федерации,постановлений,распоряжений и
поручений Губернатора,Председателя Правительства области,
решений заседаний Правительства и его
Президиума и правовых актов областной Думы.
2.1. Правовые акты Президента Российской Федерации,
Правительства Российской Федерации, Государственной Думы, Совета
Федерации Федерального Собрания Российской
Федерации,постановления,распоряжения и поручения
Губернатора,Председателя Правительства области, решения заседаний
Правительства и его Президиума,правовые акты областной Думы в день
их получения контрольно-кадровым управлением аппарата
администрации города (канцелярией) докладываются мэру , а в его
отсутствие вице-мэру,исполняющему его обязанности, с
регистрационной карточкой ( приложение N1).
Отдел контроля на документ, взятый на контроль, заполняет два
экземпляра контрольной карточки (приложение N 2). Оригинал
документа с регистрационной и контрольной карточками под роспись в
разносной книге, в соответствии с резолюцией мэра, передается
канцелярией в соответствующие секретариаты , приемные заместителей
мэра и руководителей структурных подразделений администрации
города. В отделе контроля остается копия документа и второй
экземпляр контрольной карточки, которая помещается в картотеку по
срокам исполнения и вводится в ПЭВМ.
На документах, исполнение которых контролируется отделом
контроля, проставляется штамп "КОНТРОЛЬ", с указанием даты
постановки на контроль.
2.2. Контроль за своевременным и качественным выполнением
документов вышестоящих органов и подготовкой по ним
распорядительных документов мэра города (постановлений,
распоряжений, поручений или мероприятий) осуществляют вице-мэр ,
заместители мэра (начальники департаментов,руководитель аппарата
администрации), начальники управлений контрольно-кадровой работы и
правового обеспечения аппарата администрации города, согласно
распределению обязанностей.
2.3. По поручению мэра и его заместителей соответствующие
структурные подразделения администрации города,другие органы
муниципального управления города ,главы администраций районов
города готовят проекты постановлений и распоряжений, поручений или
мероприятий по выполнению правовых актов вышестоящих органов.
Подготовка распорядительных документов администрации города, во
исполнение документов вышестоящих органов,осуществляется в
соответствии с " Инструкцией по делопроизводству в администрации
г.Саратова".
2.4. После принятия по документам вышестоящих органов
постановлений и распоряжений, подготовки поручений, мероприятий
управлением контрольно-кадровой работы делаются записи в
регистрационных и контрольных карточках в графе "Отметка об
исполнении". Дальнейший контроль осуществляется по документам,
принятым мэром города (формы контрольной карточки и контрольного
листа указаны в приложениях N 4 и 5).
2.5.В тех случаях, когда по документам вышестоящих органов не
приняты постановления, распоряжения, поручения, в отдел контроля
сдаются справки от соответствующих структурных подразделений
администрации города,других органов муниципального управления,глав
администраций районов города с подписью должностного лица, на
которого возложен непосредственный контроль за исполнением
документа. Если в справках не даны ответы на все поручения, то они
возвращаются исполнителям для уточнения и доработки. Срок
доработки не должен превышать 5 дней.
2.6. Отчеты в вышестоящие органы власти о выполнении
документов должны отправляться из администрации города не позднее
чем за 3 дня до истечения установленных сроков. В случае
непредставления проектов отчетов на подпись в указанный срок,
управление контрольно-кадровой работы информирует об этом мэра
города или его заместителей, на которых возложен контроль, с
указанием конкретных виновников, допущенных нарушений и к 10 числу
ежемесячно представляют мэру города перечень неисполненных
документов согласно приложению N 3.
2.7. Документы вышестоящих органов, по которым предусмотрено
представление отчетов в течение ряда лет, находятся на контроле до
представления отчета к последнему сроку.
2.8. Снятие документов с контроля производится после его
полного исполнения или при утрате силы в связи с принятием нового
распорядительного документа.
Свидетельством исполнения документа является наличие
подготовленного ответственным исполнителем ответа (отчета) в
вышестоящие органы. Ответ должен содержать сведения о
своевременности и полноте выполнения документа (фактические данные
по каждому пункту, заданию, мероприятию).
Подготовленный ответ подписывается мэром или его
заместителями, на которых возложен контроль.
2.9. Исполненные документы вместе с регистрационными и
контрольными карточками возвращаются в управление
контрольнокадровой работы.
2.10. После исполнения документов отделом контроля
заполняются на них контрольные карточки, которые систематизируются
в справочной картотеке по видам документов и в порядке их номеров.
2.11. Снятие документов с контроля производится мэром или его
заместителями, которым поручен контроль за их исполнением.
Ш. Организация контроля за выполнением правовых
актов городской Думы ,постановлений,распоряжений
и поручений мэра города,решений коллегии и
постоянно действующего совещания при мэре города.
3.1. Организация контроля и проверки исполнения вышеуказанных
документов в обязательном порядке предусматривается в планах
работы секретариатов мэра и вице-мэра, приемных заместителей
мэра,структурных подразделений администрации города,отделов
организационно-кадровой работы (орготделов) администраций районов
города.
3.2. Управление контрольно-кадровой работы (отдел контроля)
определяет какие документы, поступающие из управления
организационной работы администрации города, необходимо взять на
контроль и заполняет на них контрольные карточки (приложение N 4),
которые помещаются в картотеку по срокам исполнения и вводятся в
ПЭВМ.
3.3. Контроль за выполнением документов осуществляется по
каждому пункту (заданию). В этих целях отдел контроля на
контролируемый документ заполняет контрольный лист, в который
заносятся все пункты (задания), с последующей отметкой об их
исполнении (приложение N 5). Если приложения к контрольному
документу содержат большое количество заданий, то контроль и
отметки о фактическом исполнении могут вестись по приложениям.
3.4. Основным методом контроля является проверка исполнения
на местах, которая осуществляется управлением контрольнокадровой
работы систематически как в целом, так и по отдельным пунктам
документа. Для проверки хода и результатов выполнения создаются
комиссии,как правило, из лиц, участвовавших в подготовке данного
документа и других компетентных специалистов.
3.5. Управление контрольно-кадровой работы согласовывает
целесообразность принятия повторных распорядительных документов,
если не выполнены ранее принятые, а также их обоснованность.
3.6. Ответственность за сроки предоставления и качества
отчетов о выполнении документов,указанных в настоящем разделе,
несет должностное лицо, на которое возложен контроль .
Непосредственный контроль за сроком представления отчетов о
выполнении принятых документов осуществляют руководители
структурных подразделениях (комитетов,управлений, отделов )
администрации города,других органов муниципального управления
города, орготделы администраций районов города, работники
соответствующих приемных в структурных подразделениях
администрации города.
Лицо , ответственное за контроль:
- ведет учет и контроль за документами при помощи ЭВМ, в
контрольной картотеке или журнале. Своевременно доводит до
сведения руководителя департамента, комитета, управления, отдела и
конкретных исполнителей полученные документы;
- контролирует ход выполнения документов;
- заблаговременно,до истечения срока исполнения,выясняет у
исполнителя состояние хода выполнения документов и докладывает
руководителю департамента, комитета, управления,отдела;
- в установленные сроки передает в отдел контроля все
материалы со служебной запиской и резолюцией руководителя
(комитета, управления, отдела),других органов муниципального
управления города,глав администраций районов города о снятии с
контроля или продлении сроков исполнения документов.
3.7.Отдел контроля, не позднее чем за 5 дней до окончания
срока исполнения документа _, . передает контрольные дела с отчетными
документами исполнителей руководителям секретариата вице-мэра и
приемных заместителей мэра, которые анализируют их и составляют
сводные справки на имя мэра или его заместителей (если на них
возложен контроль) с предложением о снятии с контроля или
продлением срока исполнения документов.
Справка должна содержать сведения о своевременности и полноте
выполнения документа (фактические данные по каждому пункту,
заданию, мероприятию).
Справки на имя мэра города подписываются вице-мэром или
заместителями мэра.
3.8. Управление контрольно-кадровой работы аппарата
администрации города проверяет состояние контроля за исполнением
документов во взаимодействии с приемными структурных
подразделений,указанных в п.1.3. настоящего Положения. В ходе
работы проверяется фактическое выполнение наиболее важных
постановлений, распоряжений и поручений мэра.
Результаты проверки докладываются мэру города и его
заместителям.
3.9. Снятые с контроля постановления, распоряжения и все
документы по их выполнению передаются в отдел контроля, который
готовит проект постановления о снятии с контроля постановлений и
распоряжений мэра города и сдачей контрольных дел в установленном
порядке в городской междуведомственный архив.
Снятие с контроля документа не прекращает его действия.
3.10. Управление контрольно-кадровой работы аппарата
администрации города к 10 числу каждого месяца представляет мэру
итоговую справку о состоянии контроля за выполнением принятых
постановлений и распоряжений по установленной форме (приложение N
6).
1У.Организация контроля за выполнением
других служебных документов.
4.1. Контроль за сроками выполнением служебных документов
(писем вышестоящих органов, администраций районов города и другой
корреспонденции, а также исходящих документов) осуществляется
секретариатами,приемными заместителей мэра и управлением
контрольно-кадровой работы аппарата администрации города.
4.2. На контроль берутся документы, в которых содержатся
конкретные поручения, указания, предложения и просьбы.
4.3. Письма, жалобы и обращения, поступившие в администрацию,
регистрируются, передаются на исполнение в соответствии с
Инструкцией по делопроизводству.
Ежемесячно управление контрольно-кадровой работы (канцелярия)
готовит сведения о рассмотрении обращений граждан руководством
аппарата администрации и ее структурными подразделениями, ежегодно
- информацию о результатах рассмотрения писем,жалоб и
обращений,поступивших в администрацию города.
Заместитель мэра,
руководитель аппарата администрации города А.В.Афонин
Приложение N 1
к Положению об
организации контроля
за исполнением
документов в аппарате
администрации города
Регистрационная карточка
__________________________________________________________________
Наименование документа____________________________________________
Дата и N документа Входящий N и дата получения документа
__________________________________________________________________
Краткое содержание
__________________________________________________________________
Резолюция руководства
__________________________________________________________________
Ознакомлены:
__________________________________________________________________
Отметка об исполнении
N дела ____________________ Дата списания ________________________
Кто списал документ
Характер исполнения
Приложение N 2
к Положению об
организации контроля
за исполнением
документов в аппарате
администрации города
Исполнение контролирует:
Контрольная карточка
документа_________от_________ вход.N_________от___________________
Вид документа :
Содержание :
Резолюция :
Автор резолюции:
Исполнитель :
Срок: Исполнено:
Отметки об исполнении:____________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Задание выполнено (не выполнено,перенесено):______________________
__________________________________________________________________
Дата "_____"___________________ __________________Подпись
Приложение N 3
к Положению об
организации контроля
за исполнением
документов в аппарате
администрации города
Список неисполненных документов по состоянию на _______________
------------------------------------------------------------------
Вид документа | Номер | Дата | Срок | Кол-во дней
Содержание документа| | | исполнения| нарушен.
Содержание задания | | | |
------------------------------------------------------------------
Исполнитель:
Приложение N 4
к Положению об
организации контроля
за исполнением
документов в аппарате
администрации города
Исполнение контролирует:
Контрольная карточка документа N от
Вид документа:
Содержание :
Содержание задания:
Исполнитель:
Срок: Исполнено:
Отметка об исполнении ____________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
Задание выполнено (не выполнено,перенесено):______________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Дата _______________ Подпись
Приложение N 5
к Положению об
организации контроля
за исполнением
документов в аппарате
администрации города
Исполнение контролирует:
КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ документа N от
Вид документа:
Содержание :
------------------------------------------------------------------
N N Срок Исполнено Содержание задания
пункта приложения исполнения фактически
------------------------------------------------------------------
Исполнитель:
Выводы о выполнении, решения и предложения о снятии с
контроля:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Задание выполнено (не выполнено,перенесено):______________________
__________________________________________________________________
Дата ____________Подпись
Приложение N 6
к Положению об
организации контроля
за исполнением
документов в аппарате
администрации города
П Е Р Е Ч Е Н Ь
документов, находящихся на контроле
с ________________по______________
---------------------------------------------------------------------
Вид документа Номер Дата N N Срок ис- Первонач.
Содержание документа прило- пунк- полнения срок
Содержание задания жения та исполнения
----------------------------------------------------------------------
Исполнитель:
Приложение N 7
к Положению об
организации контроля
за исполнением
документов в аппарате
администрации города
Руководителю
N_______от______________
Отдел контроля управления контрольно-кадровой работы аппарата
администрации города напоминает о том, что Вы должны до
_______________ представить справку о выполнении
постановления,распоряжения или обоснованную просьбу о продлении
срока его исполнения.
Начальник отдела контроля
|
