МЭР ГОРОДА САРАТОВА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 25 октября 2005 г. N 555
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ
В АДМИНИСТРАЦИИ Г. САРАТОВА
В соответствии с ГОСТами Р 6.30-2003 и в целях приведения
документооборота в Администрации г. Саратова в соответствие со
структурными изменениями постановляю:
1. Утвердить Инструкцию по работе с документами в Администрации
г. Саратова (прилагается).
2. Заместителям Мэра, руководителям структурных подразделений
Администрации города с целью единого документационного обеспечения
деятельности исполнительных органов местного самоуправления
руководствоваться требованиями данной Инструкции.
3. Считать утратившими силу Постановления Мэра города от 12
ноября 2001 г. N 955 "Об утверждении Инструкции по работе с
документами в Администрации г. Саратова", с дополнениями и
изменениями от 27 февраля 2003 г. N 160, от 4 июля 2003 г. N 563 и
от 16 сентября 2003 г. N 723.
4. Контроль за исполнением данного Постановления возложить на
заместителя Мэра города, руководителя аппарата Администрации
Рубцова В.Н.
Мэр города Саратова
Ю.Н.АКСЕНЕНКО
Приложение
к Постановлению
Мэра города Саратова
от 25 октября 2005 г. N 555
ИНСТРУКЦИЯ
ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ Г. САРАТОВА
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по работе с документами в
Администрации г. Саратова (далее Инструкция) разработана в
соответствии с положениями Государственной системы
документационного обеспечения управления (ГСДОУ), требованиями
ГОСТа Р 6.30-2003 (Унифицированная система организационно-
распорядительной документации), Типовой инструкцией по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и
устанавливает единые правила работы с документами несекретного
характера в Администрации города.
1.2. Документы Администрации города Саратова являются ее
собственностью.
1.3. Правила работы с секретными документами, аудио-,
видеозаписями и машинописным текстами, а также документационного и
технического обеспечения закрытых и суженных заседаний при Мэре
города регламентируются специальными инструкциями.
1.4. Положения Инструкции распространяются как на традиционное
делопроизводство, так и на организацию работы с документами,
создаваемыми средствами вычислительной техники, независимо от ее
носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки
документной информации должны отвечать требованиям данной
Инструкции.
1.5. Ответственность за организацию и состояние
делопроизводства, соблюдение правил и порядка работы со служебными
документами и обращениями граждан возлагается на заместителей
Мэра, а в структурных подразделениях - на руководителей.
Руководитель структурного подразделения определяет
ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает
учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует
руководство об их исполнении, осуществляет ознакомление работников
с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.6. Передача документов, их копий работникам сторонних
организаций допускается с разрешения руководства Администрации, в
структурных подразделениях - их руководителей.
Передача материалов Администрации в средства массовой
информации осуществляется только через комитет по общественным
отношениям, анализу и информации Администрации города.
В целях сохранности и своевременного исполнения служебных
документов при освобождении сотрудника от работы или при уходе в
отпуск, на учебу и т.д. все находящиеся в его ведении служебные
документы передаются другому лицу по указанию руководителя
структурного подразделения.
1.7. Положения настоящей Инструкции распространяется на
организацию делопроизводства в Администрации города, ее
структурных подразделениях и администрациях районов. Структурные
подразделения Администрации города и администрации районов могут
организовывать и вести делопроизводство на основании
самостоятельно разрабатываемых специальных инструкций и других
нормативно-методических документов, если они не противоречат
настоящей Инструкции. В этом случае инструкция по делопроизводству
утверждается руководителем подразделения.
1.8. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для всех
работников Администрации города и ее структурных подразделений.
Вновь принятые работники должны быть ознакомлены в отделе кадров
со структурой Администрации и настоящей Инструкцией под роспись.
Работники Администрации, независимо от занимаемых должностей,
несут персональную ответственность за выполнение требований
настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных
документов и содержащейся в них информации.
Проекты постановлений, распоряжений Мэра города на стадии их
подготовки в структурных подразделениях являются
конфиденциальными.
Об утрате служебных документов немедленно сообщается
руководителю структурного подразделения и заместителю Мэра города,
руководителю аппарата Администрации, которые организуют проведение
служебного расследования. Результаты расследования представляются
заместителю Мэра города, руководителю аппарата Администрации.
1.9. Внесение в настоящую Инструкцию изменений и дополнений
осуществляется Постановлением Мэра города.
В развитие положений Инструкции разрабатываются
конкретизирующие их нормативные и методические документы.
1.10. Контроль за правильностью хранения и использования
печатей и штампов осуществляет комитет правового обеспечения
Администрации города.
2. Прием поступающих документов
2.1. Служебная корреспонденция, поступающая в Администрацию
города, принимается, проходит первичную обработку и регистрацию в
канцелярии Администрации города.
Обращения граждан, адресованные в Администрацию города,
принимаются, проходят первичную обработку и регистрацию в отделе
по организации личного приема и работы с обращениями граждан.
2.2. Корреспонденция, поступившая в Администрацию города в
нерабочее время, в выходные и праздничные дни, принимается старшим
диспетчером Администрации города, о чем делается запись в
специальном журнале.
При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге
(реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа
ставится дата и подпись работника, принявшего документ.
Данная корреспонденция передается ими для регистрации в
канцелярию или отдел по организации личного приема и работы с
обращениями граждан до 9 часов следующего дня или в первый рабочий
день после праздничных дней. Документы с грифом "срочно"
регистрируются незамедлительно.
2.3. Входящая корреспонденция сортируется на регистрируемые и
нерегистрируемые документы. Нерегистрируемая корреспонденция
передается по принадлежности в структурные подразделения. Перечень
корреспонденции, не подлежащей регистрации в канцелярии, указан в
приложении. Перечень может периодически пересматриваться и
утверждаться заместителем Мэра города, руководителем аппарата
Администрации.
2.4. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее
адресования, оформления и доставки, целостность упаковки и, после
вскрытия, наличие вложенных в них документов. Если при вскрытии
конверта обнаружено отсутствие документов, отдельных их листов и
приложений, повреждение документов, несоответствие номеров на
конверте номерам вложенных в него документов или другие нарушения,
то в таких случаях составляется акт, один экземпляр которого
направляется отправителю, другой - приобщается к поступившему
документу. Ошибочно доставленная или неправильно оформленная
корреспонденция возвращается отправителю.
При приеме документов от структурных подразделений
Администрации особое внимание обращается на правильность их
оформления, используемый бланк, наличие подписи должностного лица,
виз и других реквизитов.
Служебные документы на иностранном языке направляются в
соответствующее подразделение для перевода на русский язык или
составления аннотации, а затем - в канцелярию для регистрации и
передачи документа.
2.5. Пакеты с надписью "Лично" не вскрываются и регистрируются
по данным, имеющимся на конверте с последующей передачей адресатам
лично в течение суток с момента регистрации.
2.6. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том
случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или
время отправки и получения документов по почтовому штемпелю. Во
всех остальных случаях конверты уничтожаются.
2.7. Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с
основным документом. Конверт, в случае его сохранения, скрепляется
с документом с левой стороны.
3. Регистрация документов
3.1. Поступившие в Администрацию города документы подлежат
регистрации в день их получения, а при поступлении их после 18
часов и в нерабочие дни - в первый рабочий день.
Документы, поступившие в адрес структурных подразделений,
регистрируются в приемных этих подразделений.
Регистрации подлежат документы, имеющие установленные реквизиты
(обязательно: наименование или бланк организации/должностного
лица, дата документа, регистрационный номер документа, адресат,
заголовок к тексту, текст документа, подпись или заменяющий ее
оттиск печати) и другие реквизиты.
Служебные документы, не зарегистрированные в канцелярии
Администрации, за исключением указанных в Приложении (к п. 2.3), к
рассмотрению в подразделениях Администрации не принимаются.
Канцелярия не регистрирует и возвращает авторам (подразделение
или организацию) документ, оформленный с нарушением установленных
правил.
3.2. При регистрации документа ему присваивается
регистрационный номер (порядковый номер поступления в течение
года), заполняется электронная регистрационная карточка в двух
экземплярах (Приложение) информация о документе вводится в
электронную базу данных, затем в правом нижнем углу первого листа
документа проставляется регистрационный штамп (Приложение).
На уведомлениях о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях
и пикетированиях указывается время их получения.
Регистрационный штамп проставляется на первом листе всех
экземпляров документа.
Приложения к документам отдельно не регистрируются.
3.3. При получении повторных документов по одному и тому же
вопросу заполняется новая электронная регистрационная карточка со
ссылкой на регистрационный номер и дату предыдущего обращения. В
первичной электронной регистрационной карточке делается ссылка на
регистрационный номер и дату вторичного обращения.
Информация о зарегистрированных и переадресованных документах,
переданная в электронную базу данных, хранится в ней не менее трех
лет.
На не вскрываемых письмах штамп проставляется на конверте.
3.4. После регистрации первые экземпляры карточек вместе с
документами передаются работниками канцелярии руководящим
работникам Администрации в соответствии с распределением
обязанностей. Доставка документов адресатам в рабочее время
осуществляется в течение 3 часов после их регистрации.
Документы с грифом "срочно" доставляются незамедлительно.
Если документ направлен в подведомственную структуру, контроль
за исполнением, отметка об исполнении и списание документа "в
дело" осуществляется данной приемной. Регистрационная карточка со
всеми реквизитами передается в канцелярию для снятия с контроля.
Наиболее важные документы вышестоящих органов, документы из
редакций средств массовой информации, документы по принципиальным
вопросам деятельности Администрации города, исполнение которых
требует решения руководства, а также документы, находящиеся в
компетенции нескольких руководителей, докладываются
непосредственно Мэру города, а в его отсутствие - вице-мэру,
исполняющему обязанности главы Администрации.
3.5. Документы предприятий, организаций, учреждений,
поступившие лично к руководителям Администрации, после их
рассмотрения передаются в канцелярию для регистрации.
3.6. Регистрация федеральных законов, правовых актов и
поручений Президента Российской Федерации, постановлений и
распоряжений Правительства Российской Федерации, правовых актов
Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется в
канцелярии Администрации (Приложение).
3.7. Договоры и соглашения, подписываемые Мэром города, вице-
мэром, заместителями Мэра или по их письменному поручению другими
должностными лицами, заверяются печатью и регистрируются у
заместителя Мэра города, руководителя аппарата Администрации путем
присвоения порядкового регистрационного номера, который
располагается под подписью должностного лица, заключившего договор
или соглашение. Один экземпляр договора (соглашения) или, в
исключительных случаях, его копия хранится у заместителя Мэра
города, руководителя аппарата Администрации.
4. Организация работы с документами
4.1. Зарегистрированные документы представляются на
рассмотрение Мэру города, его заместителям согласно функциональным
обязанностям. Срочная корреспонденция доставляется по назначению
немедленно. Корреспонденция, поступившая в Администрацию города,
должна рассматриваться, как правило, в день ее получения.
4.2. Указания по исполнению документов даются руководящими
работниками Администрации в форме резолюции.
После рассмотрения и вынесения резолюции документы возвращаются
в канцелярию, откуда передаются на исполнение или для
ознакомления.
Документы, рассмотренные Мэром, его заместителями, направляются
в соответствии с резолюцией на исполнение в структурные
подразделения через канцелярию Администрации. При этом прохождение
документов фиксируется в канцелярии и структурных подразделениях.
Если резолюция предусматривает несколько исполнителей, то
ответственным за исполнение считается исполнитель, указанный
первым, ему же передается оригинал документа.
В случаях, когда поручение дается исполнителям и требует
дополнительной проработки или контроля, с документа снимается
необходимое количество копий для направления исполнителям.
4.3. Документы по вопросам, относящимся к компетенции
Администрации, не должны пересылаться на исполнение в
подведомственные организации.
4.4. На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу
первой страницы ставится штамп "подлежит возврату".
4.5. Запрещается направлять в подведомственные организации
подлинники документов, поступившие из вышестоящих органов и
подлежащие возврату.
4.6. Распорядительные документы должны исполняться в сроки,
указанные в этих документах, служебные документы - в течение
срока, указанного в резолюции руководства.
В тех случаях, когда в документе и резолюции не указан срок
исполнения, документ должен быть исполнен не более чем в
тридцатидневный срок со дня поступления его в Администрацию. Более
длительные сроки устанавливаются Мэром города для документов,
сложных по характеру исполнения.
После завершения работы над документом исполнитель должен
кратко изложить на самом документе или на отдельном листе бумаги
результаты выполнения, например: "Направлен ответ, исх. N и дата",
"Учтено при формировании программы, мероприятий и др.", "Дан
устный ответ" и т.п.
Отметка об исполнении и списании документа "в дело" помещается
на нижнем поле первого листа этого документа и содержит следующие
данные: краткую справку об исполнении (если отсутствует документ,
свидетельствующий об исполнении), слова "в дело", дату, подпись
руководящего работника. Отметка "в дело" свидетельствует о том,
что работа над документом завершена.
Отметка об исполнении и списании документов переносится в
регистрационную карточку и на ПЭВМ.
4.7. Если имеется письменный ответ на исполненный документ,
подписанный соответствующим руководителем, исполнитель передает
его в канцелярию для отправки адресатам и копию (не на бланке) для
помещения в дело. Вместе с ответом исполнитель возвращает входящий
документ для помещения его в дело.
Лица, ознакомившиеся с документом, проставляют свою подпись и
дату ознакомления на оборотной стороне документа внизу либо на
специальном листе ознакомления.
Ответственный работник за делопроизводство или служба
делопроизводства подразделения не реже одного раза в месяц сверяет
наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с
учетными данными, составляет сводку о ходе исполнения документов и
докладывает ее руководителю подразделения.
4.8. Порядок работы с документами в структурных подразделениях
Администрации города.
4.8.1. Ответственность за учет, сохранность и своевременное
прохождение документов возлагается на руководителя структурного
подразделения, который назначает ответственного работника за
ведение делопроизводства.
4.8.2. Поступившие в структурные подразделения документы
учитываются в соответствии с порядком регистрации учета и
прохождения документов в Администрации города (Приложение).
4.8.3. Документы, поступившие в структурные подразделения с
поручением подготовить проект ответа или дать ответ Мэру города,
его заместителю или заявителю, должны исполняться в срок,
указанный в поручении.
Юридическая экспертиза проектов договоров проводится в
десятидневный срок. К проектам договоров прилагаются письменные
заключения юридической службы структурного подразделения,
заинтересованного в заключении договора.
Срок исполнения этих документов исчисляется от даты регистрации
документа в Администрации города. При указании срока исполнения в
днях отчет ведется от даты подписания поручения.
4.8.4. В случае, когда исполнение поручения руководителя по
данному документу в указанные сроки не представляется возможным,
необходимо решить вопрос о продлении срока исполнения. При этом
исполнитель должен обосновать необходимость переноса срока
исполнения с указанием причин.
4.8.5. Документы, изготовленные на бланках комитетов и
управлений, регистрируются, отправляются и контролируются в
приемных структурных подразделений.
4.8.6. При работе с документами в подразделениях Администрации
необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- лица, работающие с документами, несут ответственность за
сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность
содержащейся в них информации. При утрате служебных документов
специалист канцелярии или начальник отдела делопроизводства и
лицо, за которым числится утраченный документ, составляют акт. Акт
утверждает руководитель подразделения. При необходимости
назначается служебное расследование, о результатах которого
информируется заместитель Мэра города, руководитель аппарата
Администрации;
- сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться
только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у
работника;
- не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные
документы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных
настоящей Инструкцией;
- документ, помещенный в дело, может быть с разрешения
заместителя Мэра города, руководителя аппарата Администрации
временно изъят с обязательным вложением в дело листа-заместителя,
в котором указывается, по чьему разрешению, когда и кем документ
изъят (Приложение);
- при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме
краткосрочных) лицо, получившее служебные документы, должно
отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе
на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязано
сдать все числящиеся за ним документы руководителю структурного
подразделения.
4.9. Организация контроля за исполнением документов.
Необходимость контроля за исполнением документа определяется
Мэром города и его заместителями.
4.10. Организация контроля за исполнением документов,
поставленных на контроль, возложена на отдел контроля аппарата
Администрации и осуществляется в соответствии с Положением об
организации контроля за исполнением документов, утвержденным
Постановлением Мэра города.
5. Прием и передача служебной информации
по официальным каналам факсимильной связи
5.1. При приеме и передаче служебной информации по официальным
каналам факсимильной связи работники аппарата Администрации города
руководствуются следующим порядком:
5.1.1. Служебная информация, передаваемая и принимаемая по
каналам факсимильной связи, принимается к исполнению наравне с
печатным документом.
5.1.2. Запрещается передавать секретные сведения, тексты
документов с грифом "Для служебного пользования", а также
рукописные материалы.
5.1.3. Факсограммы на иностранных языках отправляются при
наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
5.2. Ответственность за содержание передаваемой информации
возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и
руководителя соответствующего подразделения.
Разрешение на передачу материала по факсу с помощью
междугородной связи дает заместитель Мэра города, руководитель
аппарата Администрации.
5.3. Материал, подлежащий передаче, регистрируется в журнале
установленной формы (Приложение) без проставления штампа
регистрации. Подлинники материалов после передачи информации
остаются у исполнителя с отметкой о времени отправки, а копии - в
канцелярии. Поступившие факсограммы передаются в канцелярию для
регистрации с проставлением регистрационного штампа и заполнением
регистрационной карточки, доставляются по назначению под расписку
в день их приема, срочные - немедленно.
Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату, как
правило, без перевода, а при докладе Мэру и в его отсутствие -
вице-мэру города, они предварительно переводятся на русский язык.
6. Требования к составлению и оформлению документов
6.1. Основным нормативным документом, регламентирующим правила
составления и оформления служебных документов, является ГОСТ Р
6.30-2003 "УДС. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению
документов".
6.2. Документы должны оформляться на бланках утвержденного
образца, изготовленных типографским способом. При разработке
бланков должны быть соблюдены требования действующих стандартов.
Макеты бланков документов разрабатываются в отделе
делопроизводства и представляются на утверждение заместителю Мэра
города, руководителю аппарата Администрации.
6.3. В Администрации используются бланки следующих видов:
- постановление, распоряжение (формат А4) (Приложения);
- письма Администрации города (формат А4, А5) (Приложения);
- письма Мэра города (Приложение);
- резолюции Мэра города, заместителей Мэра города (формат А6)
(Приложение).
Допускается использование утвержденных бланков в комитетах,
управлениях, отделах, воспроизводимых с помощью ПЭВМ
непосредственно при изготовлении конкретного документа.
Использование ксерокопии бланков запрещается.
6.4. Служебные документы печатаются на ПЭВМ на бланках
Администрации города формата А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210) с
оформлением обязательных реквизитов документа.
6.4.1. Требования к полям: верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм,
левое - 30 мм, правое - 10 мм. Первая строка абзаца начинается на
расстоянии 10,25 мм от левой границы текстового поля.
Реквизиты (приложение):
01 - герб Российской Федерации;
02 - герб города Саратова;
03 - эмблема организации или товарный знак;
04 - код органа местного самоуправления, подготовившего
документ;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП)
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
6.4.2. Имеются следующие виды документов:
- закон;
- постановление;
- распоряжение;
- служебное письмо;
- приказ;
- юридическое заключение;
- план;
- программа;
- смета расходов;
- договор;
- список.
6.4.3. К любому документу, исполненному на бланке формата А4,
составляется заголовок, который должен быть кратким, точным.
Оформляется от нулевой позиции и отделяется от текста 3 - 4
интервалами. Может выделяться жирным шрифтом или курсивом. Если
заголовок превышает 5 строк машинописного текста с длиной строки в
28 печатных знаков, то он продлевается до границы правого поля.
Название вида документа (акт, протокол, положение, устав и т.д.)
печатается прописными буквами (на ПЭВМ).
6.4.4. Датой документа является дата его подписания или
утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения),
для акта - дата события. Если авторами документа являются
несколько организаций, то датой документа является наиболее
поздняя дата подписания.
Дату документа оформляют цифровым способом: 30.09.2005.
При подготовке нормативных и финансовых документов используется
словесно-цифровой способ (без кавычек) оформления даты документа,
например: 30 сентября 2005 г.:
- при регистрации входящего документа на нижнем поле в правом
углу проставляется дата получения документа;
- в резолюции руководителя ставится дата;
- проставляется дата при утверждении, согласовании, визировании
документа;
- на нижнем поле в левом углу ставится дата снятия документа с
контроля.
6.4.5. При регистрации исходящего документа ему присваивается
индекс. Он состоит из условного обозначения структурного
подразделения администрации, где документ был подготовлен,
порядкового номера документа. Например: 02/555.
6.4.6. Ссылка на индекс и дату входящего документа
проставляется только на ответных документах. Дата и номер, на
которые идет ссылка, переписываются составителем ответа из
инициативного документа цифровым способом. Например: на N 06-
24/117 от 25.03.2005. Получив ответ, работник канцелярии
направляет его в структурное подразделение под индексом 06, где
обращаются к делу N 24, в котором хранится копия инициативного
документа N 117. В дальнейшем инициативный документ и ответ на
него будут храниться вместе.
6.4.7. При адресовании документа необходимо соблюдать следующие
правила:
- реквизит "Адресат" располагается с правой стороны;
Способы оформления адресата:
а) наименование организации (в именительном падеже),
наименование структурного подразделения (в именительном падеже),
должность лица, которому направляется документ (в дательном
падеже), инициалы, фамилия.
Например: Правительство Саратовской области
Отдел учета, контроля и
рассылки документов
Начальнику отдела
П.И. Петрову
б) наименование организации (в именительном падеже), должность,
структурное подразделение, инициалы, фамилия (в дательном падеже).
Например: Правительство Саратовской области
Начальнику отдела учета, контроля
и рассылки документов
П.И. Петрову
в) наименование должности, структурного подразделения,
организации, инициалы и фамилия (в дательном падеже).
Например: Начальнику отдела учета, контроля и
рассылки документов правительства
Саратовской области
П.И. Петрову
г) если неизвестны данные на руководителя, указывается полное
наименование учреждения, организации в именительном падеже.
Например: Редакция газеты "Саратовская панорама"
д) обобщенное обозначение (в дательном падеже).
Например: Администрациям районов города
При адресовании документа должностному или физическому лицу
инициалы указываются перед фамилией.
6.5. Элементы почтового адреса указывают в последовательности,
установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
6.6. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Не
следует после первого адресата ставить слово "Копия" или "Копии" и
перечислять далее последующие адресаты. При отправке документа
подчеркнуть тот адресат, к которому будет отправлен именно этот
экземпляр.
В случае, если письма направляются большему числу адресатов,
исполнитель оформляет соответствующее количество писем, на каждом
из которых указывается один адрес. К письму прилагается рассылка,
которую составляет и подписывает исполнитель.
6.7. Все реквизиты (кроме текста), в том числе наименование
организации, структурного подразделения, наименование должности с
фамилией и инициалами лица, которому адресуется документ и
почтовый адрес организации, должны печататься с новой строки от
одного положения табулятора, могут быть выделены жирным шрифтом
или курсивом.
6.8. Служебное письмо составляется по одному вопросу. При
необходимости постановки перед адресатом нескольких вопросов по
каждому из них готовится отдельное письмо.
6.9. На корреспонденции после реквизита "Адресат" (перед
текстом) руководителем письменно оформляется резолюция. Она должна
быть четкой, краткой, конкретной и включать в себя элементы:
фамилия и инициалы исполнителя (или несколько исполнителей),
конкретное задание, срок его исполнения, подпись руководителя и
дата резолюции.
6.10. Текст документа должен быть кратким, четким, не
допускающим различных толкований и состоящим, как правило, из двух
основных частей: констатирующей, в которой идет ссылка на документ
вышестоящей организации или причины, побудившие издать данный
документ. Эта часть в зависимости от вида документа заканчивается
словами: "постановляет", "постановляю", "приказываю", "предлагаю",
далее следует распорядительная часть, которая излагается по
пунктам.
Каждый пункт должен содержать конкретную задачу по решению
общего вопроса, фамилию исполнителя или название структурного
подразделения и дату исполнения. В конце должен быть включен
пункт, в котором указывается на кого возлагается контроль за
выполнением данного распорядительного документа. В отдельных
случаях текст постановлений и распоряжений мэра города, приказов
комитетов и управлений может содержать одну распорядительную часть
без преамбулы.
6.11. Служебные письма, доклады, справки, положения, обзоры,
отчеты и т.д., содержащие информацию по различным вопросам,
делятся на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые
последовательно нумеруются арабскими цифрами. Разделы должны иметь
заголовки, выражающие существо содержания.
6.12. Tекст документа должен излагаться литературным языком.
Особенностью языка служебного документа является:
- замена сложных предложений простыми;
- применение общепринятых (трафаретных) словосочетаний;
- использование прямого порядка слов в предложении;
- замена местоимений существительными, например "Администрация
города просит", а не "мы просим".
6.13. Исходящие служебные письма подписываются руководящими
работниками Администрации города. Письма, адресованные Президенту
Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Совету
Федерации и Государственной Думе Федерального Собрания Российской
Федерации, областной Думе, Губернатору области, правительству
области готовятся за подписью Мэра города, а в его отсутствие -
вице-мэра города, исполняющего обязанности главы Администрации.
Ответы на документы, поступающие из министерств и ведомств
области, могут подписываться руководителями структурных
подразделений и их заместителями, если эти документы адресованы
им. Документы на бланках структурных подразделений подписываются
их руководителями. Совместные документы за подписями двух или
более руководителей оформляются на стандартном листе бумаги.
6.14. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то
отметка о них оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить
их названия, количество листов и экземпляров каждого.
Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов на 6 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы - количество листов не
указывается.
При наличии нескольких приложений на них проставляется
порядковый номер: "Приложение N 1", "Приложение N 2".
Приложения должны иметь все необходимые для документа
реквизиты. В правом верхнем углу следует делать отметку с
указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.
Например: Приложение
к письму от 12.10.2005
N 1-07-01/123;
Приложение N 1
к постановлению мэра города
от 12 октября 2005 года N 25.
6.15. Документы, назначение и содержание которых не требует
пояснения, посылаются без сопроводительных писем, но с
обязательным указанием всех реквизитов, необходимых для оформления
письма.
6.16. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию и инициалы
исполнителя документа и номер его телефона, проставляется шифр -
имя файла. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или
оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Например: Петров П.И.
24-09-92
inform16.doc
6.17. Проекты документов, справки по всем вопросам, внутренние
докладные записки печатаются на листах формата А4, А5, допускается
и оформление на бланках структурных подразделений.
6.18. Текстовая часть документа и таблицы печатаются через один
межстрочный интервал. При необходимости допускается изменение
межстрочного интервала. При этом текст должен легко читаться.
Изменение плотности печати должно отражаться цифрами в конце
компьютерного шифра - имени документа, например:
post 202.doc 1,2
obzor 7.doc 0,9
6.19. Текст телеграмм (посылаются в случае экстренной
необходимости) печатается через два интервала заглавными буквами
без предлогов с обозначением знаков препинания сокращенными
сочетаниями "тчк, зпт, вскл" и написанием их строчными буквами;
текст телеграммы подписывается Мэром или заместителями Мэра
города. Текст вместе с подписью отчеркивается сплошной чертой, под
которой двумя столбцами пишутся реквизиты Администрации, номер
счета и дата составления телеграммы (Приложение).
Телеграммы пишутся в двух экземплярах. На втором экземпляре
ставится виза исполнителя. Содержание телеграммы должно быть
кратким и четким, при этом не должен утрачиваться смысл текста.
При направлении телеграмм в несколько адресов к тексту
прикладывается реестр рассылки за подписью исполнителя.
6.20. Документ утверждается должностным лицом (должностными
лицами) или специально издаваемым документом. Гриф утверждения
документа располагается в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения
должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования
должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов,
фамилии и даты, например:
УТВЕРЖДАЮ
Мэр города Саратова
_________________ Ю.Н. Аксененко
(личная подпись)
1 октября 2005 года
При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, распоряжением,
приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО
(без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном
падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом министра финансов
Саратовской области
от 17.08.2005 N 12
6.21. Особенности оформления документов, направляемых за рубеж:
Служебные письма.
В переписке с иностранными адресатами (в том числе с
посольствами и представительствами иностранных государств)
оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.
Служебные письма оформляются на бланках установленной формы
либо на стандартных листах бумаги.
Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка
(при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления
(при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и
адреса получателя письма, вступительного обращения, основного
текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение,
если оно имеется.
При переписке без применения бланков оформление писем
осуществляется следующим образом.
В правом верхнем углу письма печатаются название города и дата
отправления, например: г. Москва, 1 октября 2005 года; г. Варшава,
2 октября 2005 года. Длина максимальной строки не должна превышать
9 - 10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер
проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.
Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано
министру, то в зависимости от конкретного случая и местной
практики следует писать - Господин Министр, Ваше
Превосходительство. В обращении иногда принято добавление слова
"Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый
господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке
взаимности слово "Господин" на иностранных языках может писаться
полностью или сокращенно.
После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся
словами: "Имею честь...".
Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения.
Могут использоваться следующие комплементы:
Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас,
господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять
уверения в моем весьма (самом) высоком уважении;
Генеральному директору Германского фонда международного
развития - Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в
моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении).
Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в
порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются
с уверениями "... в весьма высоком уважении", то и отвечать
рекомендуется аналогичным комплиментом.
Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а
именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне
Ваш", "С уважением". В ответном письме в порядке взаимности
целесообразно употребить такой же комплимент.
Под текстом письма следует личная подпись лица, от имени
которого посылается письмо, его должность, инициал имени и
фамилия.
Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы
(программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается
приложение.
В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран
стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как
правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от
количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы)
имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица,
которому направляется письмо, и название города, например:
Господину Б. Итопу
Председателю Правления
фонда "Призыв совести"
г. Вашингтон
В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе
взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо,
указывается его титул.
Например:
Его Превосходительству
господину М. Андерсу
Чрезвычайному и Полномочному Послу
(официальное название страны)
г. Москва
На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.
При переписке с использованием бланков оформление писем
осуществляется следующим образом.
Адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем
углу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита
не должна превышать 9 - 10 см и ограничиваться правым полем.
Реквизит "Адресат" должен включать в себя следующие составные
части: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например, "Его
(Ее) Превосходительству"), имя и фамилию адресата, наименование
организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.
Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 интервала от
должности. Другие составные части печатаются через 1 интервал.
Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как
строчными, так и прописными буквами.
Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной
строки.
7. Подготовка и оформление распорядительных документов
Официальными документами Администрации города являются
распорядительные документы: постановления, распоряжения.
Постановление - правовой акт, издаваемый Мэром и Администрацией
города в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач
развития и жизнедеятельности города.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый Мэром города для
решения оперативных и текущих задач.
Мэр города, руководители структурных подразделений издают
распорядительные документы по вопросам, относящимся к их
компетенции согласно функциональным обязанностям и статусу
структурного подразделения.
Постановления и распоряжения Мэра, а также Постановления
Администрации города обязательны для исполнения как структурными
подразделениями Администрации, предприятиями, организациями, так и
гражданами города.
7.1. Проекты постановлений и распоряжений готовятся в
соответствии с перспективными и текущими планами, решениями
вышестоящих органов, по указанию Мэра города, по инициативе
заместителей Мэра, руководителей структурных подразделений
Администрации города и администраций районов.
Ответственность за качество проектов, их обоснованность несут
руководители, которые их вносят.
7.2. Не допускается принятие повторных постановлений,
распоряжений, если не выполнены ранее принятые. (Кроме случаев,
когда необходимость принятия нового постановления, распоряжения
продиктована существенными изменениями обстоятельств, или по
заключению заместителя Мэра города, руководителя аппарата
Администрации и комитета правового обеспечения с изложением
доводов о целесообразности принятия данного постановления,
распоряжения).
7.3. Представление проектов распорядительных документов
осуществляется через отдел делопроизводства аппарата
Администрации.
7.4. При составлении проектов документов (постановлений,
распоряжений), справок к ним необходимо соблюдать следующие
требования:
- точные наименования организаций - исполнителей, фамилии
руководителей и сроки выполнения распорядительного документа;
- пункт о признании утратившими силу предшествующих
распорядительных документов либо их отдельных пунктов, если вновь
принимаемый документ исключает действие ранее принятых;
- поручения о контроле (контроль за исполнением
распорядительных документов возлагается на одного или нескольких
заместителей Мэра в соответствии с распределением обязанностей);
- к проекту прилагается справка с изложением мотивов принятия
данного распорядительного документа и его обоснование.
7.5. Размер постановления, распоряжения не должен превышать 1 -
3 страниц машинописного текста, отпечатанного через интервал,
справок и записок - 3 - 4 страниц.
7.6. Проекты постановлений, распоряжений должны иметь
заголовки, раскрывающие основное содержание вопроса.
7.7. Во вступительной части кратко излагаются мотивы издания
постановления, распоряжения. Ясно сформулированные и обоснованные
цели и задачи должны излагаться кратко и последовательно, исключая
возможность двоякого толкования.
Распоряжение может не иметь вступительной части.
7.8. В постановляющей, распорядительной части с
последовательной нумерацией пунктов арабскими цифрами даются
конкретные указания исполнителям о характере и содержании их
действий, указываются реальные сроки исполнения.
Задания должны быть реальными, конкретными, обеспечены
необходимой материально-технической базой и финансированием.
7.9. Текст пунктов распорядительной части излагается в
повелительной форме: обязать, поручить и т.п.
7.10. В случаях, когда исполнителем являются предприятия,
учреждения, и организация, не находящиеся в муниципальной
собственности, применяется рекомендательная форма: предложить,
рекомендовать и т.п.
7.11. При упоминании в документах правовых актов указываются
даты изданий и точные наименования акта и органа его издавшего.
Если правовые акты принимаются на основе (в развитие, во
исполнение) правовых актов федеральных органов государственной
власти, законов Саратовской области, правовых актов губернатора
области, постановлений правительства области, то вводная часть
правового акта должна содержать ссылку на соответствующий правовой
акт с указанием даты, номера и наименования.
При проведении согласования проекта такого правового акта к
нему необходимо прилагать копию правового акта, на который
делается ссылка. Если объем правового акта превышает 5 страниц, то
к проекту правового акта прилагается копия части (главы, статьи)
правового акта, имеющая отношение к проекту с указанием вида акта,
даты, номера и заголовка.
7.12. В тех случаях, когда проект распорядительного документа
предусматривает обращения с ходатайством в вышестоящие органы, к
нему прилагается проект письма по данному вопросу. Письмо после
подписи вместе с постановлением направляется соответствующему
адресату.
7.13. Проекты постановлений во исполнение документов
вышестоящих органов подготавливаются в срок не свыше десяти дней.
Более длительные сроки для документов сложных по характеру
исполнения определяются Мэром.
7.14. При подготовке проекта документа во изменение или в
дополнение к ранее принятому в заголовке полностью указывается
дата, номер и полное название документа.
7.15. Когда постановлением, распоряжением утверждаются
самостоятельные документы (положения, инструкции, планы и т.д.) -
к ним приобщаются другие документы и указываются в тексте как
приложения.
Приложения к распорядительным документам содержат в правом
верхнем углу первого листа документа отметку по форме:
Приложение
к постановлению мэра города
от 2 октября 2005 года N 585
При наличии нескольких приложений к распорядительным документам
на них проставляются порядковые номера: приложение N 1, приложение
N 2 и т.д. Приложения нумеруются арабскими цифрами.
7.16. При подготовке первоначальных вариантов распорядительных
документов специальные бланки не применяются.
7.17. Согласование проекта распорядительного документа
оформляется визами, которые включают личную подпись, должность
визирующего и дату визирования.
Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) обязательна.
7.18. Фамилия исполнителя, подготовившего документ, и номер его
служебного телефона располагаются в левом нижнем углу листа
согласований.
7.19. Подготовленный проект распорядительного документа должен
пройти предварительное согласование. Визы проставляются на листе
согласований, который оформляется на оборотной стороне первого
листа проекта (прилагается).
Перед согласованием делается запись с указанием структурного
подразделения, которое вносит проект на рассмотрение. Например:
Проект внесен комитетом по экономике.
7.20. Первоначальные проекты документов визируются:
- ответственным работником - исполнителем;
- руководителями структурных подразделений или лицами, их
замещающими, которые представили проект и которым в документе
предусматриваются задания или поручения;
- руководителями заинтересованных организаций.
Персональный перечень указанных лиц определяет заместитель Мэра
или руководитель структурного подразделения.
Первоначальные проекты правовых актов, поступившие в
структурные подразделения для согласования, подлежат обязательному
учету и сопровождаются реестром (Приложение).
7.21. Проекты постановлений по вопросам архитектуры и
землепользования соответственно готовятся в комитете по
архитектуре и градостроительству и в комитете по земельным
ресурсам.
Ответственность за качество проектов, их согласование с
заинтересованными сторонами несут руководители данных структурных
подразделений.
7.22. Проект постановления (распоряжения) с листом
предварительных согласований поступает в отдел делопроизводства
аппарата Администрации на бумажном и электронном носителях, где он
регистрируется, редактируется и подготавливается к печати на ПЭВМ,
затем переносится на гербовый бланк.
Тексты распорядительных документов и приложений к ним должны
быть набраны в текстовом редакторе Word, за исключением штатных
расписаний, и собраны в один файл.
7.23. Проект постановления (распоряжения), оформленный на
гербовом бланке, в обязательном порядке визируется:
- вице-мэром;
- заместителем Мэра города, руководителем аппарата
Администрации;
- председателем комитета правового обеспечения;
- председателем комитета по финансам администрации города в
пределах его компетенции.
Обязательное согласование осуществляется отделом
делопроизводства. Все постановления и распоряжения передаются на
подпись Мэру или должностному лицу, имеющему право подписи, после
их визирования заместителем Мэра города, руководителем аппарата
Администрации.
Заместитель Мэра города, руководитель аппарата Администрации
осуществляет контроль за правильным оформлением данных документов
в соответствии с настоящей Инструкцией.
7.24. Постановления и распоряжения подписываются Мэром, а в его
отсутствие - вице-мэром или заместителем Мэра, исполняющим
обязанности главы Администрации. Мэр города вправе делегировать
право подписания правовых документов своим заместителям. Данная
процедура оформляется отдельным документом.
7.25. Проекты постановлений по вопросам предоставления
земельных участков на территории города согласовываются в порядке,
установленном городской Думой.
7.26. Проекты постановлений нормативного характера в
обязательном порядке проходят экспертизу в комитете правового
обеспечения, письменное заключение прилагается к проекту
документа.
По вопросам, связанным с финансированием, должно быть
представлено финансово-экономическое обоснование и заключение
комитета по финансам в письменном виде.
7.27. Приложения готовятся в структурных подразделениях и
подписываются заместителем Мэра или руководителем структурного
подразделения в соответствии с распределением обязанностей.
7.28. К проекту документа прилагаются исходные материалы, в том
числе справка с изложением мотивов принятия проекта
распорядительного документа, письменные заключения юридической
службы структурного подразделения, которое вносит проект на
рассмотрение, реестр на рассылку, составленный и завизированный
исполнителем, с указанием адресов рассылки и количества
экземпляров.
7.29. Срок согласования или заключения по проектам
постановлений (распоряжений) у должностного лица не должен
превышать двух дней (для комитета правового обеспечения - трех
дней, а по вопросам землепользования - до пяти дней). Проекты
постановлений и распоряжений о финансировании за счет средств
федерального и областного бюджета, о результатах ревизии финансово-
хозяйственной деятельности структурных подразделений администрации
города, муниципальных предприятий и учреждений, а также о
наложении дисциплинарного взыскания визируются должностными лицами
незамедлительно.
Ответственность за соблюдение сроков согласования несут
руководители Администрации города и ее структурных подразделений.
Имеющиеся у должностного лица возражения по тексту излагаются в
отдельной справке, которая прилагается к проекту документа. При
этом виза на проекте не ставится до согласования текста.
Если в процессе доработки в проект вносятся изменения
принципиального характера, то он после решения заместителя Мэра
города, руководителя аппарата Администрации подлежит повторному
визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных
организаций.
7.30. Внесение в проект незначительных, не меняющих суть
документа изменений не влечет за собой повторного визирования.
Должностные лица, указанные в подпункте 7.23, вправе в
письменной форме отказать в принятии проекта на рассмотрение при
наличии в проекте противоречий действующему законодательству.
Не оформленные в соответствии с настоящей Инструкцией проекты
постановлений и распоряжений отделом делопроизводства к переносу
на номерной гербовый бланк не принимаются.
При наличии дополнительных вопросов и замечаний по проекту,
перенесенному на гербовый бланк, руководитель аппарата
Администрации или лицо, отвечающее за прием документов, вправе
возвратить материалы исполнителю для разрешения вопросов. При
передаче материалов исполнителю гербовый бланк с текстом
возвращается в отдел делопроизводства.
Внесение каких-либо исправлений в подписанные распорядительные
документы запрещено.
Внесение изменений и дополнений в действующие распорядительные
документы, внесение проектов распорядительных документов об отмене
или признании утратившими силу действующих распорядительных
документов осуществляется структурным подразделением, которое
вносило на рассмотрение первоначальный проект. Ответственность за
своевременное внесение изменений и дополнений в действующие
распорядительные документы, внесение проектов распорядительных
документов об отмене или признании утратившими силу действующих
распорядительных документов в связи с изменением действующего
законодательства несет структурное подразделение, которое вносило
на рассмотрение первоначальный проект.
7.31. Постановления, распоряжения и решения коллегии после их
подписания регистрируются в отделе делопроизводства.
Постановлениям, распоряжениям Мэра города и решениям коллегии
присваиваются порядковые регистрационные номера, постановлениям
Администрации города - порядковые регистрационные номера с буковой
"А" (например: 431А), распоряжениям - порядковые регистрационные
номера с буквой "р" (например: 236-р).
Нумерация ведется с начала и до конца года раздельно для
постановлений Мэра и Администрации города, распоряжений и решений
коллегии.
7.32. Все зарегистрированные постановления, распоряжения и
решения коллегии оформляются и после размножения рассылаются
отделом делопроизводства не позднее 3-дневного срока.
Передача документов из протокольной части отдела
делопроизводства осуществляется только по реестру на рассылку,
заполняемому исполнителем документа.
7.33. Размноженные экземпляры постановлений, распоряжений
удостоверяются печатью протокольной части отдела делопроизводства
(в исключительных случаях - гербовой печатью).
7.34. Постановления и распоряжения Мэра города
систематизируются работниками отдела делопроизводства с
ежемесячным составлением оглавлений.
8. Подписание документов и снятие копий
8.1. Отпечатанные и согласованные с заинтересованными лицами
документы передаются на подпись.
При передаче документа на подпись исполнитель обязан проверить
правильность его составления и оформления, наличие виз и
приложений. Подготовленный документ представляется на подпись
вместе с материалами, на основании которых он готовился.
8.2. Подпись ставится на первом экземпляре документа. В состав
подписи входит: наименование должности, инициалы и фамилия
руководителя, подписавшего документ. Подпись может выделяться
жирным шрифтом или курсивом.
Подписание документа, на котором обозначена подпись одного
должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления
предлога "за" или косой чертой перед наименованием должности
подписывающего) не разрешается. В этом случае необходимо указывать
фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию.
Факсимиле ставится на документах только по личному указанию
руководителя, которому оно принадлежит.
8.3. На документах, требующих особого удостоверения их
подлинности: удостоверениях, договорах, доверенностях, уставах,
титульных списках, финансовых и в других предусмотренных
нормативными актами случаях, ставится печать.
8.4. Копия соответствующего документа администрации
воспроизводится на бланке, заверяется подписью начальника
соответствующего отдела и печатью.
Архивные копии выдаются в соответствии с Положением об архивном
отделе.
9. Машинописные и копировально-множительные работы.
Звукозапись мероприятий
9.1. Печатание служебных документов за подписью Мэра, его
заместителей выполняется в соответствующих структурных
подразделениях.
Выдачу бланков постановлений, распоряжений, писем и их учет
осуществляет отдел делопроизводства.
9.2. Для печатания принимаются только служебные материалы.
Печатание под диктовку не допускается.
Расшифровка и печатание служебных документов и материалов с
магнитных носителей осуществляется в соответствующих структурных
подразделениях.
9.3. Все документы для печатания должны быть тщательно
отредактированы, исполнитель обязан проверить рукопись документа.
Особое внимание должно быть обращено на четкое и разборчивое
написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов,
географических названий, наименований организаций, цифр, дат.
Сокращения слов применяются только общепринятые.
Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или красными
чернилами, к печатанию не принимаются.
9.4. Письма за подписью руководителей структурных подразделений
Администрации, которым предоставлено право самостоятельно вести
переписку, печатаются на бланках структурных подразделений.
9.5. Служебные документы, подлежащие размножению на
множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены,
оригиналы печатаются на белой бумаге.
9.6. Копировально-множительные работы (размножение служебных
документов) в аппарате Администрации выполняет копировально-
множительное бюро.
Объемные материалы (свыше 100 печатных листов формата А4)
множатся в типографии.
9.7. Размножение документов производится по заявке, подписанной
руководителем структурного подразделения (прилагается). Заявки
выполняются в порядке очередности их поступления. В отдельных
случаях при необходимости срочного размножения документов
очередность определяется заместителем руководителя аппарата
Администрации. Учет копируемых документов ведется по заявкам и по
показаниям счетчиков копировальных машин.
Размножение постановлений и распоряжений производится в
соответствии с реестром на рассылку.
Не допускается необоснованное размножение документов,
неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.
9.8. Размножение бланков не допускается.
9.9. Звукозапись мероприятий, проводимых Мэром города и его
заместителями, осуществляется отделом информационных технологий.
Расшифровка и распечатка звукозаписи мероприятий ведутся как
непосредственно в процессе проведения мероприятий, так и после их
завершения по согласованию организаторов с начальником отдела
организационной работы.
9.10. Стенограмма при расшифровке звукозаписи печатается в
соответствии с требованиями настоящей Инструкции по выполнению
машинописных работ.
На лицевой стороне последнего листа каждого экземпляра
стенограммы пишется слово "диктозапись", указывается фамилия
работника, ответственного за расшифровку диктофонной записи,
проставляется дата.
10. Подготовка и оформление
документов заседаний и совещаний
10.1. Организационно-техническое и документационное обеспечение
заседаний коллегии и постоянно-действующих совещаний, проводимых
Мэром города, осуществляется отделом организационной работы
Администрации в соответствии с принятыми нормативными актами
Администрации города.
10.2. Подготовку других заседаний и совещаний, необходимых
документов к ним и оформление протоколов обеспечивают
соответствующие структурные подразделения Администрации.
11. Регистрация и отправка документов
11.1. Корреспонденция, отправляемая из Администрации, подлежит
регистрации. Номером ответного документа является индекс
структурного подразделения администрации, номер дела по
номенклатуре и входящий номер документа. В регистрационной
карточке делается соответствующая отметка. Исходящим номером
ответа на обращение граждан или направления его в другие
организации является регистрационный номер жалобы, индекс
структурного подразделения и первая буква фамилии заявителя.
11.2. Вторые экземпляры (копии) документов, адресованных
Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства
Российской Федерации, Председателю Совета Федерации и Председателю
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации,
губернатору области должны быть завизированы должностным лицом не
ниже заместителя Мэра города или лицом, его замещающим, в другие
адреса - исполнителем.
11.3. Исходящие инициативные письма и письма, адресованные в
вышестоящие органы, регистрируются в канцелярии на ПЭВМ и на них
заполняются учетные карточки. Исходящие номера этих документов
состоят из индекса структурного подразделения и порядкового
регистрационного номера (Приложение).
11.4. Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить
наличие всех страниц документа и правильность их расположения,
оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений,
ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос),
сделать соответствующие отметки в карточке после этого передать
отправление в канцелярию. При отправлении документа, подлежащего
возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп
"подлежит возврату".
11.5. Исходящая корреспонденция отправляется в день ее
получения, кроме бандеролей и посылок, требующих времени для
упаковки. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются
немедленно.
При получении документов для отправки работники канцелярии
проверяют наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений,
о которых указано в основном или сопроводительном документе.
11.6. Исходящая корреспонденция для отправки почтой должна быть
исполнителем запечатана в конверты с указанием адресата и номера
отправляемого документа, составлен реестр по форме, утвержденной
органами связи.
11.7. Доставка корреспонденции в здании Администрации
осуществляется работниками канцелярии, которые вручают документы
под расписку в журнале или реестре.
В исключительных случаях допускается вызов в Администрацию
работников подведомственных организаций для вручения срочной
корреспонденции.
12. Основные положения работы с письмами граждан
12.1. Письменные заявления, жалобы и предложения граждан (далее
письменные обращения), поступившие в Администрацию города
регистрируются в отделе по организации личного приема и работы с
обращениями граждан Администрации города в автоматизированном
режиме ПЭВМ по специальной программе.
Письменное обращение заявителя должно содержать:
- наименование и адрес Администрации города или должностного
лица Администрации города, которому направляется обращение;
- изложение сути обращения;
- фамилию, имя, отчество;
- данные места жительства (места пребывания) или работы
(учебы);
- дату и личную подпись.
Обращение, не содержащее этих сведений, признается анонимным и
рассмотрению не подлежит.
К обращению могут быть приложены необходимые для рассмотрения
документы или их копии. Граждане вправе обратится с просьбой
направить ответ на имя уполномоченного им лица.
12.2. Все обращения граждан подлежат регистрации в день их
поступления и проверяются на:
- определение правильности адресования (ошибочно присланные
возвращаются заявителю или пересылаются адресату);
- наличие указанных приложений, документов и других материалов.
12.3. Все зарегистрированные обращения граждан проверяются на
повторность поступления. Повторным считается обращение,
поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу,
если со времени подачи первого обращения истек установленный срок
его рассмотрения, или заявитель не согласен с ответом на его
обращение.
Повторное обращение, а также обращение одного и того же
гражданина (коллектива граждан) по одному и тому же вопросу,
направленное им в различные адреса, а затем поступившие в отдел по
организации личного приема и работы с обращениями граждан
Администрации города учитывается под регистрационным номером
первого обращения.
12.4. Письменные обращения граждан подаются в двух экземплярах.
На одном экземпляре поступившего обращения в свободном нижнем углу
на первой странице ставится штамп с указанием даты, номера
служебного телефона и полной фамилии принявшего обращение
сотрудника. На втором экземпляре обращения в правом нижнем углу
ставится штамп с указанием даты поступления и регистрационного
номера. Обязательные реквизиты регистрации вносятся в учетную
карточку: фамилия, имя, отчество заявителя, дата поступления,
подробный адрес заявителя, регистрационный номер обращения,
состоящий из индекса структурных подразделений Администрации
города и порядкового номера, краткое содержание вопроса, фамилия
руководителя Администрации города в соответствии с распределением
обязанностей между руководителями Администрации города, кому
направляется обращение для рассмотрения.
12.5. Конверты с надписью "Лично" не вскрываются и
регистрируются по данным, имеющимся на конверте, с последующей
передачей адресатам лично в течение суток с момента регистрации.
12.6. Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее
5 лет. По истечении пяти лет документы по обращениям граждан
подлежат уничтожению в установленном порядке.
12.7. Зарегистрированные обращения, в зависимости от их
содержания, направляются Мэру города, его заместителям согласно
распределению обязанностей и другим должностным лицам или
исполняются в отделе по организации личного приема и работы с
обращениями граждан Администрации города. Копии поручений с
письмами граждан и материалами по результатам исполнения поручений
(с копиями ответов заявителям) возвращаются в обработанном
состоянии в отдел по организации личного приема и работы с
обращениями граждан Администрации города для учета и хранения.
12.8. Если поручение по обращению дано нескольким
руководителям, то работу по его рассмотрению координирует
руководитель, указанный в резолюции первым.
12.9. Обращения не направляются на рассмотрение организациям и
должностным лицам, действия которых обжалуются.
12.10. Для решения вопросов, поставленных в обращениях граждан,
не относящихся к компетенции органов местного самоуправления
города, обращения направляются по принадлежности в 3-дневный срок
с извещением заявителя.
12.11. Передача обращений от одного руководителя органа
местного самоуправления другому или в другое структурное
подразделение осуществляется по их согласованию с отметкой о
движении документов в реестре поступающих обращений и только через
отдел по организации личного приема и работы с обращениями
граждан.
12.12. Ежедневно специалисты отдела по организации личного
приема и работы с обращениями граждан для каждой приемной
руководителя Администрации города готовят реестры на
зарегистрированные и направленные в течение дня обращения граждан.
Работники, ответственные за делопроизводство, получают
зарегистрированные обращения граждан под роспись и ведут учет
поступивших обращений по реестру, получаемому в отделе по
организации личного приема и работы с обращениями граждан.
12.13. Обращения граждан, поступившие с поручением
руководителей органов государственной власти, регистрируются в
отделе по организации личного приема и работы с обращениями
граждан Администрации города и контролируются в приемных
заместителей Мэра.
12.14. Обращения рассматриваются в структурных подразделениях
Администрации города в течение одного месяца со дня регистрации
обращения в отделе по организации личного приема и работы с
обращениями граждан Администрации города. Сроки рассмотрения
обращений граждан, не требующих дополнительного изучения и
проверки, не могут превышать 15 дней. При необходимости проведения
дополнительных проверок, выяснения вновь возникших обстоятельств
руководитель структурного подразделения Администрации города
вправе продлить срок рассмотрения обращения до одного месяца. В
тех случаях, когда для разрешения обращений необходимо проведение
специальной проверки. истребование дополнительных материалов либо
принятие других мер, сроки и разрешения обращений могут быть в
порядке исключения продлены руководителем структурного
подразделения Администрации города сверх месячного срока, но не
более чем на 15 дней. с письменным уведомлением об этом заявителя.
Обращения военнослужащих и членов их семей рассматриваются в срок
до семи дней со дня поступления в орган местного самоуправления.
12.15. Обращения граждан считаются разрешенными, если
рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые
меры, дан ответ заявителю в письменной или устной форме и, если
требуется, организации, из которой поступило заявление. Ответ на
обращение должен быть полным, обоснованным, содержать, при
необходимости, ссылки на нормативно-правовые акты, разъяснять
дальнейший порядок действий гражданина. При этом в ответах на
обращения должны употребляться только официально принятые
сокращения, обозначения и термины. Ответы на обращения граждан
подписываются руководителями Администрации города согласно
распределению обязанностей. Представляемые на подпись ответы на
обращения граждан должны быть завизированы исполнителем,
ответственным за их подготовку, с указанием его фамилии, имени,
отчества, номера служебного телефона и даты.
12.16. Ответы заявителям оформляются и печатаются на бланках
формата А4, А5, шрифтом Times New Roman, размер N 14 через один
интервал. При направлении ответа заявителю реквизиты адресата
должны включать полный почтовый адрес и быть оформлены в следующей
последовательности:
- индекс;
- полный адрес (улица, номер
дома, номер квартиры);
- имя, отчество, фамилия
заявителя (в дательном
падеже).
12.17. Обращения граждан снимаются с контроля, если рассмотрены
все поставленные в них вопросы, заявителю дан ответ в письменной
или устной форме, при необходимости результаты рассмотрения
сообщены заинтересованным организациям или должностным лицам, а
также, если документально подтверждено их исполнение.
12.18. Обращения граждан после их рассмотрения должны быть
возвращены со всеми относящимися к ним материалами в отдел по
организации личного приема и работы с обращениями граждан
Администрации города для централизованного формирования дел.
Формирование и хранение дел у исполнителя запрещается.
12.19. Прием граждан Мэром города, его заместителями, а также
другими должностными лицами проводится в установленные и
доведенные до сведения граждан дни и часы согласно графику,
утверждаемому Мэром города. Предварительная запись на прием к Мэру
города проводится начальником отдела по организации личного приема
и работы с обращениями граждан Администрации города комиссионно с
привлечением специалистов структурных подразделений Администрации
города. Предварительная запись на прием к заместителям Мэра
города, другим должностным лицам, осуществляющим прием граждан в
Администрации города, также производится в отделе по организации
личного приема и работы с обращениями граждан Администрации города
специалистами соответствующих приемных.
12.20. Контроль за исполнением поручений по результатам приема
граждан осуществляется в отделе по организации личного приема и
работы с обращениями граждан Администрации города.
12.21. В целях обеспечения своевременного рассмотрения
обращений граждан и устранения недостатков отдел по организации
личного приема и работы с обращениями граждан Администрации города
проводит анализ работы с обращениями граждан и ежемесячно
представляет отчет руководящим работникам Администрации города.
13. Составление номенклатуры дел.
Формирование дел, последующее хранение
и использование документов
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел,
заводимых в Администрации города и ее структурных подразделениях,
с указанием сроков их хранения, оформления в установленном
порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и индексации дел, определения
сроков их хранения.
Качество номенклатуры дел определяется тем, насколько она
способствует единой системе формирования дел, обеспечения их
учета, быстрому поиску документов, ориентации исполнителей при
направлении документов в дела.
Номенклатура дел в Администрации города и ее структурных
подразделениях составляется по структурному признаку.
13.1. Исполненные и оформленные надлежащим образом документы
формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел
(Приложение).
13.2. Номенклатура дел ежегодно разрабатывается начальником
архивного отдела и ответственными за делопроизводство структурных
подразделений Администрации города. Не позднее 1 декабря
соответствующие разделы сводной номенклатуры утверждаются
руководителями структурных подразделений.
13.3. Номенклатура дел включает в себя все виды документов,
образующихся в процессе деятельности Администрации города и ее
структурных подразделений.
Систематизация дел, включаемых в номенклатуру, проводится по
вопросам и темам, определяющим содержание документов, с указанием
их разновидности. В конце каждого раздела оставляется несколько
резервных номеров для внесения вновь образовавшихся дел.
13.4. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности
документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-
распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих
постановления, распоряжения и приказы вышестоящих органов власти и
органов местного самоуправления, располагаются перед заголовками
дел с организационно-распорядительной документацией структурного
подразделения. Далее располагаются заголовки дел, содержащих
плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по
корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по
алфавиту географических названий или корреспондентов.
13.5. Индексом дела в номенклатуре является его порядковый
номер.
Дела по вопросам, которые решаются в течение двух или более лет
(переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем
же номером.
13.6. Номенклатура дел предусматривает формирование документов
постоянного хранения отдельно от документов временного хранения.
13.7. На основании номенклатуры дел структурных подразделений
Администрации города, не имеющих статуса юридического лица,
составляется сводная номенклатура дел. В ней учитываются все
документы, образующиеся в процессе деятельности администрации
города.
13.8. Сводная номенклатура дел на следующий год утверждается
заместителем Мэра города, руководителем аппарата Администрации не
позднее 15 декабря.
Архивным отделом Администрации города в структурные
подразделения направляются выписки из соответствующих разделов
утвержденной сводной номенклатуры дел.
В течение года при соответствующих согласованиях с заместителем
Мэра города, руководителем аппарата Администрации в утвержденную
номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.
13.9. Структурные подразделения Администрации города, имеющие
статус юридического лица, при помощи архивного отдела
разрабатывают собственную номенклатуру дел по аналогии со сводной
номенклатурой дел Администрации города, учитывая специфику
структурного подразделения.
13.10. Номенклатура дел на следующий год в структурных
подразделениях Администрации города, имеющих статус юридического
лица, согласованная с начальником архивного отдела, утверждается
руководителем структурного подразделения не позднее 15 декабря
текущего года.
13.11. При оформлении дел необходимо:
- раздельно группировать дела постоянного и временного сроков
хранения;
- проверять соответствие документов заголовку дела по
номенклатуре, группировать в деле документы одного года;
- проверять правильность оформления документов, т.е. наличие
необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении,
подписей должностных лиц, заверяющих копии;
- включать в дела по одному экземпляру каждого документа,
изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки
и булавки;
- документы в делах располагать в хронологическом порядке.
В необходимых случаях соблюдать логическую последовательность,
т.е. документ-ответ помещать после документа-запроса. Приложения
присоединять к документам, к которым они относятся (приложения
большого объема выделять в отдельные тома).
13.12. В каждый том (дело) рекомендуется подшивать не более 250
листов. При большем количестве документов, относящихся к данному
делу, формируется несколько томов под одним номером. В конце
каждого дела оформляется заверительная надпись.
13.13. Неисполненные и подлежащие возврату документы подшивать
в дела запрещается.
13.14. Для структурных подразделений Администрации города
предельные сроки временного хранения архивных документов - пять
лет. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января
года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Например, исчисление срока хранения дел, законченных
делопроизводством в 2002 году, начинается с 1 января 2003 года.
13.15. Документы пятилетнего и менее сроков хранения в архив не
сдаются, а уничтожаются в структурных подразделениях Администрации
по акту, согласованному с экспертной комиссией и утвержденному
руководителем структурного подразделения (приложение).
13.16. Документы со сроком хранения более пяти лет передаются
на хранение в архивный отдел Администрации города на основании
акта. Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр
возвращается в структурное подразделение, заверенный печатью и
подписью начальника архивного отдела (приложение).
Дела, оформленные с нарушением установленных правил,
возвращаются исполнителю для дооформления.
13.17. Дела и копии документов, хранящиеся в архиве,
предоставляются работникам Администрации города для работы в
помещении архива или под расписку во временное пользование (не
более одного дня) вне архива.
Подлинники постановлений, распоряжений и решений коллегии не
выдаются.
14. Обеспечение сохранности документов, печатей, бланков
14.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны
обеспечить сохранность находящихся у них документов. Дела, с
момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или
уничтожения, должны храниться в рабочих комнатах или в специально
приспособленных закрывающихся помещениях, шкафах, располагаться
вертикально корешками наружу, предохраняться от пыли и воздействия
солнечного света. На корешке каждого дела указывается его индекс в
соответствии с номенклатурой. Перечень индексов прикрепляется на
внутренней дверце шкафа. Последовательность расположения дел на
полке должна соответствовать последовательности заголовков по
номенклатуре.
14.2. Все печати и штампы регистрируются в комитете правового
обеспечения Администрации города и выдаются работникам структурных
подразделений Администрации города под расписку.
14.3. Администрацией города используются следующие печати:
- круглая гербовая печать Администрации - ставится на подпись
Мэра, вице-мэра, заместителей Мэра в договорах, свидетельствах,
актах, при оформлении финансовых документов на получение денежных
средств;
- круглая гербовая печать "Для регистрации документов" ставится
на регистрационные документы;
- малая гербовая печать Администрации - ставится на
удостоверения должностных лиц Администрации, назначенных Мэром;
- круглая печать с гербом города Саратова ставится на Почетные
грамоты Администрации города, документы по личному составу;
- круглая печать "Протокольная часть" ставится на копиях
постановлений, распоряжений Мэра города;
- круглая печать "Для документов" ставится соответственно на
пакетах и реестрах при получении и отправлении корреспонденции
через фельдъегерскую и спецсвязь, при оформлении телеграмм и
командировочных удостоверений;
- для проставления оттиска о получении, регистрации,
прохождении и исполнении документов, других отметок справочного
характера применяются мастичные штампы. Мастичный угловой штамп
ставится на подписанные письма, напечатанные не на бланках и
направляемые в подведомственные отделы, управления.
14.4. Оттиск печати ставится на документах в указанных местах.
При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности
лица подписавшего документ.
На факсимильную подпись гербовые печати не ставятся.
14.5. Изготовление печатей производится по указанию заместителя
Мэра города, руководителя аппарата Администрации с обязательным
согласованием с комитетом правового обеспечения Администрации
города. Заявки на их изготовление направляются в административно-
хозяйственный отдел для размещения и исполнения заказов.
14.6. Ответственность за хранение, правильное использование
печатей, штампов и бланков документов Администрации возлагается:
- гербовых печатей, малой гербовой печати - на заместителя Мэра
города, руководителя аппарата Администрации;
- круглых печатей структурных подразделений Администрации
города соответственно на их руководителей;
- бланков писем, постановлений, распоряжений - на начальника
отдела делопроизводства.
Печати, штампы и бланки подлежат хранению только в сейфах или
металлических шкафах.
14.7. В случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится
в известность заместитель Мэра города, руководитель аппарата
Администрации.
14.8. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы
сдаются заместителю Мэра города, руководителю аппарата
Администрации.
14.9. Цветной гербовый бланк "Мэр города Саратова" применяется
при изготовлении документов, направляемых:
- Президенту Российской Федерации;
- Председателю Правительства Российской Федерации;
- руководителям федеральных органов государственной власти и их
заместителям;
- за рубеж, руководителям органов государственной власти;
- руководителям органов государственной власти субъектов
Российской Федерации;
- председателю областной Думы;
- заместителю председателя областной Думы;
- губернатору области;
- вице-губернатору области;
- председателю правительства области;
- заместителям председателя правительства области.
14.10. Гербовые бланки являются полиграфической продукцией,
подлежащей учету. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам
бланков в учетно-регистрационных журналах гербовых бланков.
На гербовых бланках типографским способом проставляются
порядковые номера, а в необходимых случаях - серии этих номеров.
Гербовые бланки изготавливаются в полиграфических и штемпельно-
граверных предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид
деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических
возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном
качественном уровне. Заказ исполняется административно-
хозяйственным отделом аппарата Администрации города в
установленном порядке.
Приложение
(к п. 2.3)
ПЕРЕЧЕНЬ
КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, НЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ
РЕГИСТРАЦИИ В КАНЦЕЛЯРИИ
1. Книги, газеты, журналы, бюллетени и другие периодические
издания.
2. Рекламные извещения, проспекты с научно-технической
информацией, плакаты, прейскуранты, программы и повестки дня
конференций, совещаний и заседаний, другие справочно-
информационные материалы, присланные для сведения.
3. Поздравительные открытки, телеграммы и пригласительные
билеты.
4. Копии писем, сводки к информации, присланные для сведения.
5. Статистические сборники, документы и формы статистической
отчетности.
6. Счета, квитанции, договоры, накладные, сметы, заявки,
графики, учебные программы, планы, нормы расходов материалов,
бухгалтерские документы.
7. Анонимная корреспонденция и корреспонденция без обратного
адреса.
8. Переписка внутри Администрации города.
Приложение
(к п. 3.2)
ФОРМА ЭЛЕКТРОННОЙ
РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Вх. N ____ от ________ Вид корреспонденции __________ Ответ N ____
от______________
Исх N ____ от ________ Характер
Поступило
------------------------Корреспондент-----------------------------
Имя _____________________________________
Адрес ___________________________________
___________________________________
Организация _____________________________
-----------Краткое содержание-----------------Исполнение----------
Код: _______________________
Адресовано: ________________
Кол. листов: _______________
Кол. экз.: _________________
Предыдущее Исполнители: _______________
обращение: Дата ____________ _______________
Номер ___________ Переотметки: _______________
_______________
Приложение
(к п. 3.2)
ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННОГО ШТАМПА
-----------------------------------------¬
¦Администрация г. Саратова ¦
¦ ¦
¦Дата: ____________ Время: ___________¦
¦ ¦
¦ вх. N ____________ ¦
L-----------------------------------------
Приложение
(к п. 3.6)
------------------------------------------------------------------------¬
¦ Регистрационная карточка ¦
+-----------------------------------------------------------------------+
¦Корреспондент ¦
¦Ф.И.О. ¦
¦Адрес ¦
¦Организация ¦
¦ ¦
+-----------------------------------T-----------------------------------+
¦Дата исх. N документа ¦Входящий N и дата ¦
¦ ¦ регистрации документа¦
+-----------------------------------+-----------------------------------+
¦Краткое содержание: ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
+-----------------------------------------------------------------------+
¦Резолюция: ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦Планируемая ¦
¦Автор: Дата резолюции: Дата исполнения: ¦
+-----------------------------------------------------------------------+
¦Ознакомлены: ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
+-----------------------------------------------------------------------+
¦Отметка об исполнении: ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦Дата: Дело N ¦
L------------------------------------------------------------------------
Приложение
(к п. 4.8.2)
ФОРМА УЧЕТА
ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
----------T-------------T----------T---------T----------T---------¬
¦ Вх. ¦Корреспондент¦ Краткое ¦Резолюция¦ Отметка ¦ N дела, ¦
¦ N ¦ дата и ¦содержание¦или кому ¦ об ¦ где ¦
¦/индекс/ ¦ N /индекс/ ¦ ¦направлен¦исполнении¦находится¦
¦ и дата ¦поступившего ¦ ¦документ ¦ ¦документ ¦
¦документа¦ документа ¦ ¦ ¦ ¦или копия¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документа¦
L---------+-------------+----------+---------+----------+----------
Приложение
(к п. 4.8.6)
ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА В ДЕЛЕ
------------T--------------------T-------------T------------------¬
¦ N, дата ¦ Дата выдачи и кем ¦Дата возврата¦ Ф.И.О., ¦
¦ документа ¦ выдан документ ¦ (до какого ¦ должность ¦
¦ ¦ (подпись, ¦ числа выдан ¦ сотрудника, ¦
¦ ¦расшифровка подписи)¦ документ) ¦выдавшего документ¦
+-----------+--------------------+-------------+------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------+--------------------+-------------+-------------------
(Формат А5)
Приложение
(к п. 5.3)
ФОРМА РЕГИСТРАЦИИ ПРИЕМА И ПЕРЕДАЧИ
СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ ПО ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ
--------------T---------------------------------------T-----------¬
¦ Дата/время ¦ Адресат ¦Исполнитель¦
¦ +------------T-------------T------------+ ¦
¦ ¦ город ¦телефон, факс¦ кому ¦ ¦
+-------------+------------+-------------+------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-------------+------------+-------------+------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+------------+-------------+------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-------------+------------+-------------+------------+------------
Приложение
(к п. 6.3)
ГЕРБ ГОРОДА САРАТОВА
МЭР ГОРОДА САРАТОВА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Подпись
Приложение
(к п. 6.3)
ГЕРБ ГОРОДА САРАТОВА
МЭР ГОРОДА САРАТОВА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Подпись
Приложение
(к п. 6.3)
ГЕРБ ГОРОДА САРАТОВА
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА САРАТОВА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Подпись
Приложение
(к п. 6.3)
ГЕРБ ГОРОДА САРАТОВА
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА САРАТОВА
-------------------------------------------------------------------
410031, ул. Первомайская, 78, тел.: (845-2) 23-77-78, факс: (845-
2) 27-84-44. E-mail: sekretar@admsaratov.ru
ОКПО 04040924; ОГРН 1036405000280; ИНН/КПП 6450011003/645001001
____________ N ______________
На _________ от _____________
Подпись
Приложение
(к п. 6.3)
ГЕРБ ГОРОДА САРАТОВА
(цветное изображение)
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА САРАТОВА
-------------------------------------------------------------------
410031, ул. Первомайская, 78, тел.: (845-2) 26-14-75, факс: (845-
2) 27-84-44. E-mail: sekretar@admsaratov.ru
ОКПО 04040924; ОГРН 1036405000280; ИНН/КПП 6450011003/645001001
____________ N ______________
На _________ от _____________
Подпись
Приложение
(к п. 6.3)
ГЕРБ ГОРОДА САРАТОВА
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА САРАТОВА
410031, ул. Первомайская, 78,
тел.: (845-2) 23-77-78, факс: (845-2) 27-84-44.
E-mail: sekretar@admsaratov.ru
ОКПО 04040924; ОГРН 1036405000280;
ИНН/КПП 6450011003/645001001
_________________ N ______________
На N _____________________________
Подпись
Приложение
(к п. 6.3)
ГЕРБ ГОРОДА САРАТОВА
(цветное изображение)
МЭР
ГОРОДА САРАТОВА
-------------------------------------------------------------------
410031, ул. Первомайская, 78, тел.: (845-2) 23-77-78, факс: (845-
2) 27-86-38. E-mail: axenenko@admsaratov.ru
ОКПО 04040924; ОГРН 1036405000280; ИНН/КПП 6450011003/645001001
___________________ N _________________
На _________________от ________________
Подпись
Приложение
(к п. 6.3)
ГЕРБ ГОРОДА САРАТОВА
КОЛЛЕГИЯ ПРИ МЭРЕ ГОРОДА САРАТОВА
РЕШЕНИЕ
Подпись
Приложение
(к п. 6.3)
МЭР
города Саратова
"______"_____________________ 20___ г.
-------------------------------------------------------------------
__________________________________________________________________
_______
(Формат А6)
Приложение
(к п. 6.4.1)
СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
углового бланка
Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
продольного бланка
2. Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие
реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КГШ);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Приложение
(к п. 6.19)
ФОРМА ТЕЛЕГРАММЫ
Куда _____________________________________________________________
/подробный адрес/
Кому _____________________________________________________________
Текст телеграммы
Мэр города - глава
городского самоуправления Ю.Н.Аксененко
__________________________________________________________________
Адрес отправителя
Дата
Приложение
(к п. 7.19)
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЙ ПРОЕКТОВ
ПРАВОВЫХ АКТОВ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
Проект внесен_____________________________________________________
/должность, Ф.И.О./
__________________________________________________________________
Согласовано:
---------------------------------T-------------T--------------------------¬
¦ Должность, ¦ Дата ¦ Подпись руководителя. ¦
¦ фамилия, имя, отчество ¦согласования ¦ Возражения оформляются ¦
¦ руководителя ¦ документа ¦ отдельным документом ¦
L--------------------------------+-------------+---------------------------
Исполнитель:
телефон:
Приложение
(к п. 7.20)
ФОРМА РЕЕСТРА
СОГЛАСОВАНИЯ ПЕРВИЧНОГО ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ
(РАСПОРЯЖЕНИЯ)
Проект внесен (наименование подразделения)
Наименование: (указать вид документа и заголовок)
Дата подготовки первичного проекта документа
---------------------------T----------------T---------------T-------------¬
¦ Наименование ¦ Дата подачи ¦ Подпись ¦ Дата ¦
¦ подразделения и Ф.И.О. ¦ на согласование¦ принявшего ¦ возврата ¦
¦ должностного лица для ¦ ¦ документ ¦ документа и ¦
¦ согласования ¦ ¦ ¦ подпись ¦
+--------------------------+----------------+---------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----------------+---------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----------------+---------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----------------+---------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----------------+---------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----------------+---------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----------------+---------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----------------+---------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----------------+---------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----------------+---------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----------------+---------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----------------+---------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----------------+---------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----------------+---------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----------------+---------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--------------------------+----------------+---------------+--------------
Приложение
(к п. 9.7)
ЗАЯВКА
НА КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ
-----T--------------T------------T---------T--------------T-------------¬
¦Дата¦ Структурное ¦Наименование¦ Кол-во ¦ Цель ¦ Подпись ¦
¦ ¦подразделение ¦ материалов ¦стр./экз.¦ копирования ¦руководителя ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (кому ¦структурного ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦предназначено)¦подразделения¦
+----+--------------+------------+---------+--------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----+--------------+------------+---------+--------------+--------------
Приложение
(к п. 11.3)
ФОРМА УЧЕТА
ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
-------------T---------------T--------------------------T---------------¬
¦ Номер ¦Кому направлен ¦ Краткое содержание ¦ Отметка об ¦
¦ /индекс/ ¦ /адресат/ ¦ ¦ исполнении ¦
¦ и дата ¦ ¦ ¦ /N дела в ¦
¦ документа ¦ ¦ ¦которое подшита¦
¦ ¦ ¦ ¦ копия/ ¦
L------------+---------------+--------------------------+----------------
Приложение
(к п. 13.1)
Номенклатура дел Утверждаю
__________________________ _____________________________
/наименование структурного /наименование должности/
подразделения/ _____________________________
/личная подпись/расшифровка
_______ N _____________ _____________________________
на 200 ___ г. /дата/
-----------T---------------T-------------T----------------T-------------¬
¦ Индекс ¦Заголовок дела ¦ Количество ¦ Срок хранения ¦ Примечание ¦
¦ дела ¦(тома, частей) ¦ дел ¦ дела ¦ ¦
¦ ¦ ¦ (томов, ¦(тома, части) и ¦ ¦
¦ ¦ ¦ частей) ¦ NN статей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ перечню <*> ¦ ¦
+----------+---------------+-------------+----------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----------+---------------+-------------+----------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----------+---------------+-------------+----------------+--------------
--------------------------------
<*> Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения,
утвержденный Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г.
Приложение
(к п. 13.15)
_____________________________________
/название структурного подразделения/
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ N ___________ _____________________________________
о выделении к уничтожению /должность руководителя структурного
документов, не подлежащих подразделения/
хранению
_____________________________________
/подпись/ /расшифровка подписи/
_____________________________________
/дата/
К уничтожению отобраны документы:
----T--------------T--------T--------T--------------T--------T----------¬
¦ N ¦Названия групп¦Дата <*>¦ Срок ¦Основание <**>¦ Кол-во ¦Примечание¦
¦п/п¦ документов ¦ ¦хранения¦ ¦ ед. ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦хранения¦ ¦
+---+--------------+--------+--------+--------------+--------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+--------------+--------+--------+--------------+--------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+--------------+--------+--------+--------------+--------+-----------
--------------------------------
<*> Дата - дата окончания дел делопроизводством.
<**> Основание - ссылки на нормативно-методические документы
для проведения экспертизы.
Итого: _____________________ ед. хр. за ___________________ год(ы)
Наименование
должности Подпись Расшифровка подписи
Документы сданы __________________________________________________
(название структурного подразделения)
На переработку по приемо-сдаточной накладной ___________ N _______
(дата)
Наименование
должности Подпись Расшифровка подписи
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭК (название структурного подразделения)
от ___________ N ________
Приложение
(к п. 13.16)
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Начальник архивного отдела
руководителя структурного администрации города
подразделения
_______________________________ _______________________________
/подпись/ /расшифровка подписи/ /подпись/ /расшифровка подписи/
_______________________________ _______________________________
/дата печать (если есть)/ /дата печать/
АКТ
____________ N _______
приема-передачи документов на постоянное хранение
в архивный отдел администрации города
В связи с ____________________________________________________
(истечением срока хранения документов в структурном
__________________________________________________________________
подразделении, изменением структуры и т.д.)
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
передает, а архивный отдел администрации города принимает на
хранение документы за ______________________
(годы)
----T-----------------T----------T-------T---------T--------------¬
¦ N ¦ Вид документа ¦ Кол-во ¦Кол-во ¦ Срок ¦ Примечание ¦
¦п/п¦ ¦документов¦ед. хр.¦хранения ¦ ¦
+---+-----------------+----------+-------+---------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L---+-----------------+----------+-------+---------+---------------
Итого принято __________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
В архивном отделе фонд N __________
Передачу произвели: Прием произвели:
Наименование должностей лиц, Наименование должностей лиц,
производивших передачу производивших прием
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
-------------------------------------------------------------------
|
