ГУБЕРНАТОР САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 12 января 1998 г. N 9
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ
ЛИЧНЫХ ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Во исполнение Закона Саратовской области "О государственной
службе Саратовской области" ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения личных
дел государственных служащих государственной службы Саратовской
области.
2. Установить, что управление государственной службы и кадров
аппарата Губернатора области ведет личные дела:
государственных служащих государственной службы Саратовской
области, должности которых указаны в Реестре государственных
должностей государственной службы Саратовской области, назначаемых
и освобождаемых от должности Губернатором области и управляющим
делами Правительства области;
работников, должности которых предназначены для технического
обеспечения деятельности государственных органов власти
Саратовской области, назначаемых и освобождаемых от должности
управляющим делами Правительства области.
3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить
на руководителя аппарата Губернатора области Дурнова А.В.
Губернатор
Саратовской области
Д.Ф.АЯЦКОВ
Приложение
к Постановлению
Губернатора Саратовской области
от 12 января 1998 г. N 9
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Настоящая Инструкция регулирует порядок ведения личных дел
государственных служащих государственной службы области,
проходящих государственную службу в органах исполнительной
государственной власти области.
1. Личное дело государственного служащего включает в себя
документы, содержащие сведения о служащем, о прохождении им
государственной службы.
2. Ведение личных дел государственных служащих возлагается на
кадровые службы органов государственной власти области.
3. При переводе государственного служащего на другую должность
государственной службы личное дело передается в кадровую службу по
новому месту государственной службы.
4. Ведение нескольких личных дел одного государственного
служащего не допускается.
5. Личное дело государственного служащего оформляется в
недельный срок после принятия соответствующего документа о
назначении гражданина на должность государственной службы.
6. Устанавливается следующий перечень документов и порядок их
расположения при ведении личного дела:
анкета с фотографией размером 4х6 см;
дополнение к анкете (при необходимости);
автобиография;
копии Документов, подтверждающие профессиональное образование,
переподготовку и повышение квалификации;
личное заявление;
трудовой договор (контракт);
постановление, распоряжение (приказ) о назначении на
государственную должность государственной службы области;
опись документов, находящихся в личном деле.
В зависимости от условий поступления на государственную
службу, специфики государственной должности государственной службы
области, на которую назначается (принимается) гражданин, в личное
дело могут помещаться следующие документы:
для впервые поступающего на государственную службу - справка
из органов Государственной налоговой службы Российской Федераций,
содержащая сведения об имущественном положений, медицинское
заключение о состоянии здоровья;
для государственного служащего, назначаемого на
государственную должность государственной службы области категории
"Б", - представление лица, замещающего государственную должность
категории "А".
В личное дело подшивают (вкладывают) все основные документы,
отражающие изменения прохождения государственной службы. Сведения
об указанных изменениях заносятся в дополнение к анкете.
К таким сведениям относятся:
документы, подтверждающие изменения анкетных данных
государственного служащего (копия свидетельства о браке, копии
документов об окончании учебных заведений и получении другой
специальности и т.д.);
документы характеризующие профессиональные, деловые и
личностные качества государственного служащего (характеристики,
отзывы, аттестационные листы).
Сбор и внесение в личные дела государственных служащих
сведений об их политической и религиозной принадлежности, о
частной жизни запрещается.
7. Все документы в личном деле располагаются в хронологическом
порядке. В нем не должны содержаться проекты документов,
дубликатные экземпляры и т.д.
8. Документы личного дела помещаются в специальную папку на
которой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер. Под
этим номером личное дело регистрируется в журнале учета личных дел
государственных служащих государственной службы Саратовской
области.
После увольнения государственного служащего его личное дело
извлекается из данной папки, оформляется для передачи в
установленном порядке (при перемещении служащего) или сдается на
хранение в архив. В освободившуюся папку под тем же номером
помещается личное дело государственного служащего, назначенного на
соответствующую должность государственной службы.
9. Для регистрации и быстрого поиска личного дела ведется
алфавитный журнал.
10. Государственный служащий имеет право на ознакомление со
всеми материалами своего личного Дела, отзывами о своей
деятельности и другими документами до внесения их в личное дело,
на приобщение к личному делу своих объяснений.
Государственный служащий обязан информировать кадровые службы
об изменениях и своих анкетных данных.
11. Кадровые службы органов государственной власти области:
обеспечивают правильность составления и оформления документов
личного дела и их сохранность;
ведут алфавитные журналы для регистрации личных дел;
оперативно вносят в дополнение к анкете сведения об изменениях
в анкетных данных государственного служащего и об изменениях в
прохождении им государственной службы;
осуществляют подготовку личных дел уволенных государственных
служащих к сдаче в архив.
12. При работе с личным делом, выданным во временное
пользование, запрещается:
производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях;
вносить в него новые записи;
извлекать из данного дела имеющиеся там документы или помещать
новые;
разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела.
При извлечении каких-либо документов из личного дела по
указанию соответствующего руководителя, работник кадровой службы
обязан сделать во внутренней описи соответствующую запись.
Личные дела не выдаются на руки государственным служащим, на
которых они заведены.
13. Личные дела могут выдаваться во временное пользование
определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к
пользованию личными делами определяется руководителем органа
государственной власти. Высылка личных дел по соответствующим
запросам в другие организации осуществляется с разрешения
руководителя органа государственной власти.
14. Ответственность за хранение личных дел возлагается на
кадровые службы соответствующих органов государственной власти и
руководителей структурных подразделений. В соответствующих органах
государственной власти и их структурных подразделениях хранятся
личные дела только государственных служащих, проходящих
государственную службу.
Личные дела уволенных государственных служащих оформляются в
соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве в
алфавитном порядке.
15. Личные дела хранятся как и секретные документы, отдельно
от трудовых книжек и имеют постоянный срок хранения.
Для хранения личных дел используются сейфы или железные шкафы,
в которых личные дела располагаются по порядку номеров.
Помещения, в которых находятся шкафы (сейфы) с личными делами
государственных служащих рекомендуется оборудовать охранной
сигнализацией.
------------------------------------------------------------------
|
